はじめての海外出張!何から準備するべき? 必須持ち物・知っておくと便利なポイントまとめ

[最終更新日]2019/07/26

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初めて海外出張することになったが、何から準備すればよいか分からない…」と悩んでいませんか。

初めての海外出張というのは、本人にとっては一大イベントです。…が、依頼自体は意外なほどにさらっとされることが多いものです。特に海外との関わりの多い部門ですとなおさらでしょう。

海外出張は国内の出張と勝手が違うことも多く、決まったら早めに準備をしていかないと出張中に様々なトラブルに見舞われたり、最悪の場合は出張に行けなくなるといった大失態になるリスクもあります。

そこで、今回は初めての海外出張でもスムーズに進めていける為の、大切なポイントについて紹介していきます。ぜひご覧ください!

Index

目次



海外出張が決まったら、まずは準備期間含めたスケジュール立てを。

海外出張が決まったら、まず行うことは「スケジュール立て」です。
その際は、準備期間を含めたスケジュールを作ることがポイントです。

出張中の工程はある程度お仕事の内容により決まってくるので、これはもちろんしっかりと確認する必要がありますが。一方で忘れては行けないのが、準備期間の方です。

特にパスポートやビザ関連の対応が必要な場合は、2週間〜1ヶ月程度準備が必要になりますので、早いタイミングから準備を進めていく必要があります。

また旅行先での仕事のスケジュールを成り立たせるための移動手段・ルートや宿泊先の確保など、着々と進めていきましょう。

海外出張の場合、飛行機は国内出張のように毎日たくさんの便が出てるとは限らないですし、トランジット(※目的地に行く途中、給油等の理由の為に一時他国の空港に立ち寄ること)の必要な訪問先ですと1つの便を取りそこなうと一気にスケジュールが崩れてしまうものです。

とにかく早め早めに確定できることは決めていきましょう。

また、食事も「宿泊先の近くで適当に・・・」というわけにもいかないことが多いので、あらかじめ現地の情報をとって、可能であれば事前に予約などを確保しておくと良いでしょう。

参考:ロンドン4泊6日の出張の場合

よりイメージしやすい様に、実際に私がロンドンに4泊6日の海外出張をした際のスケジュールをお伝えします。
準備はだいたい出立の1か月前から始めました。
その際のスケジュールを以下にまとめますので、ご参考下さい。

タイミング 内容 補足
1ヵ月前~2週間前 パスポートの不備のチェックと準備 ビザが必要な国の場合は、ビザも併せて準備
3週間~2週間前 往復の飛行機の確保 渡航先で交通の便が悪い交通手段の予約確保も、必要に応じて実施
2週間~1週間前 詳細な工程の確定
渡航先での細かい移動手段の確保
変更の効かない交通手段を前提に、効率的なスケジュールを組む
1週間前 ランチ・ディナーなど食事のチェック・確保 可能な限り予約で押さえておくのが望ましい
直前の土日までに 出張に必要なものを揃える 時間に余裕のある休日に、一気に揃えることが望ましい
1日目 出発 当日は、ほぼ移動日・場合によっては機内泊
2日目~4日目 概ねフルに使えるので、仕事の予定を済ます
5日目~6日目 帰国 この日もほぼ移動
初日か最終日いずれかは機内泊になることが多い
翌週ごろ 反省会・ブリーフィング 出張の成果を確実にする
今後の出張をよりスムーズにするために、部内や同行者と簡単にミーティングを行うと良い

イギリス(アメリカも)現地で収入を発生させない6ヶ月以内の仕事での出張は事前のビザが必要ありません。

空港での入国審査を通ればそれだけで入国が可能となります。従って事前書類で最も重要なのはパスポートでした。

パスポートを持っていない」、「期限が6ヶ月未満になってきている」などの場合は最短でも1ヶ月前から準備をしておいたほうが良いでしょう。

また、旅程を確定していく際に、特に飛行機での移動や本数の少ない交通手段を利用する必要がある箇所については2〜3週間前を目途にチケットを確保しておきましょう。

その後宿泊先の確定、可能であれば現地での食事場所の確保などを進めます。
パスポート以外の必要なものは2週間前であれば準備可能でしょう。

また、出張中の日程を例えば6日間確保しいたとしても、現地の滞在期間は実質4日程度。更に1日目は現地到着から宿泊施設のチェックイン等で時間が費やされます。

出張先の仕事内容とスケジュールについても、綿密にかつ余裕を持って立てていくことをおすすめします。

海外出張の際に「マストで持っていくもの」「あると便利なもの」を把握しておく

さて、海外出張ではもちろんながら必要なものがたくさんあります。
忘れてしまうと現地で不便を感じたり、最悪出張自体が行けなくなってしまう恐れもあります。

この章では海外主張において「絶対に持っていかなければならないもの(ないと工程を完遂できない可能性が高い物)」「あると便利なもの(なくても出張自体は可能だが、日本での生活と比べて不便を感じるもの)」を分類して紹介します。

マストで持っていくものは絶対に必要なものですので、早め早めに準備をしておきましょう。
あると便利なものも、急な出張等で準備できなかったという場合はやむを得ないにせよ、そうでなければ極力確保しておくことをおすすめします。

海外出張の際に「マストで持っていくもの」

持ち物 説明 補足
パスポート どの国でも必須 不備があっては致命的なので早めに確認し、対応が必要な場合は直ちに済ませる
ビザ 免除の国もあるが、必要な国の場合は、パスポート同様の重要性 必要な場合は、出張が決まったらすぐに取得準備を進める
お金・クレジットカード 現地通貨建ての現金と、現地決済可能なクレジットカードを準備 現金は余裕のある金額を準備する
また日本よりクレジットカード決済が浸透している地域も多い
アメニティ用品・医薬品
(常用している薬がある場合)
歯ブラシ・石鹸・洗顔料・常用薬など 日本のように、ホテルにある・コンビニで買い足せるという発想は禁物なので、余裕をもって準備する
化粧品 女性の場合は必須 同上
着替え・タオルなど 1週間程度の場合は洗濯が不要な程度の量を持って行った方が望ましい 長期出張の場合は、ホテルで洗濯をすることが可能かどうかもチェックしておくと望ましい
筆記用具・仕事に必要なもの 出張での業務に必要なものは忘れずに持っていく
筆記用具は多めに持っていく

まずパスポートはどの国に行くにしても必須ですし、ビザが必要な国の場合はビザに関連する書類も必要になることはいうまでもありません。

スマートフォンは少なくとも会社所有のものは確実に持ち歩いたほうが良いでしょう。また、海外で使用可能な契約になっているかあらかじめ確認しておきましょう。

お金はもちろんですが、海外はキャッシュ決済が思いの外少なかったり、大金を持ち歩くの危なかったりといった観点から、海外使用可能なクレジットカードも必要でしょう。

服に関しては日数にもよるものの、海外に行く以上数日〜1週間程度はかかるでしょうから、着替えはある程度の量は必須です。

アメニティ関連、化粧品関連については、日本では「最悪コンビニで追加」という手段がありますが、海外ではなかなかそれも難しいものです。

仕事をする身だしなみを確実にと整えられるように、普段使っているものは一式しっかりと持ち歩くことが望まれます。

このほか言うまでもないですが、筆記用具・紙類など仕事をする上で必須のものは各自の判断で持ち歩く必要があるでしょう。

海外出張の際に「あると便利なもの」

持ち物 説明 補足
音楽プレーヤー・音楽アプリ 意外に暇な時間が多くなりがちなので重宝 スマートフォンアプリの場合は、海外で使えるものか要チェック
文庫本
(漫画など)
効果は上に同じ 同じくアプリで読んでいる場合は、海外で使えるか要チェック
現地語会話の本 ビジネス言語とは勝手が違うことも多いので、ある程度堪能な方も保険でもっていくと良い
現地のガイドブック 例え全て予約済でも、急な予定変更、空き時間発生などに対応できるようにしておく 予め読んでおすすめ先などをピックアップしておくと喜ばれる場合も
常備薬 一般的な風邪薬・傷薬など 日本と異なり現地で手に入れるのは難しいし、不安が大きい
保険証書 海外渡航中に適用可能な保険があれば、携帯しておくといざという時に手続きがスムーズに進む
ビニール袋 海外では買い物をしてももらえないことが多いので、着替え・不用品を入れるなど意外に重宝する

移動時間が長くなりがちなので時間を潰す音楽プレーヤー(もしくはアプリ入りのスマートフォン)、文庫本などは多少なりとも持っていくことをオススメします。

また英語圏での出張の際は「言語は大丈夫!」という方も多いとは思いますが、不測の事態に備えて一冊程度英会話もしくは現地言語の基本会話をまとめた本は持って行ったほうが良いでしょう

また、現地の旅行ガイドブックや食事の取れるところをまとめた本などのもあると安心です。

その他、海外旅行の保険証書も持っておくと良いでしょう。
多くの場合、海外での保障付きのクレジットカードをお持ちであったり、会社で入る旅行保険に加入されることでしょうが、不測の事態ですぐに活用できるように、もし可能であればそれら保険証書の写しをカバンに入れておくと良いでしょう。

それから、常備薬の類は、海外ではどのような薬が買えるかわかりませんので、健康な方でも一通りは持っておくことをおすすめします。

その他、着替えや不用品を入れるなどでビニール袋を数枚準備しておくと意外に重宝します。理由は、海外では日本のようには買い物をしてもビニール袋をもらえないケースが多いのです。

初めての海外出張の際に、意識しておきたいポイント4点

ここまで、初めての海外出張の際にまず行うこととして「スケジューリング」、そして用意すべき持ち物について触れてきました。

続いては、海外出張の際の「心構え」として意識しておきたいポイントを4点お伝えします。
こちらも初めての海外出張の際にはとても重要となりますので、是非押さえておいてください。

  • #1 期限を待たずに早め早めに準備をする
  • #2 現地で調達・対応は極力なくす
  • #3 体調を整えておく
  • #4 終わった後は振り返りを行い、次に生かす

それぞれ、順を追って見ていきましょう。

#1 期限を待たずに早め早めに準備をする

ここまで「スケジュールは準備期間から引いていく」とお伝えしましたが、基本的には「できることからどんどん進めていく」ことを念頭に積極的に準備を進めていくことを強くおすすめします。

多くの場合海外出張は「少し前のタイミング」で発生が決まるため、何となく時期が開いていて準備を油断して怠ってしまったり、余裕だと思っていた急遽予定が変わって追加対応が必要になりギリギリになってしまった、準備を予定していた土日が休日出勤で予定が取れなくなった──といったことがしばしば発生します。

あくまでここまで紹介したスケジュール設定は「スタンダードなもの」と認識した上で、できることからどんどん準備を済ませておくことで、落ち着いて海外出張に臨める状況を作っておきましょう。

#2 現地で調達・対応は極力なくす

国内出張とは勝手が違うところも多数ある海外出張ですが、特に注意したいのがこのポイントです。

日本国内出張であれば、ちょっとした忘れ物を「最悪出張先で手に入れられるだろう」と思ってしまうことは多いと思います。

衛生用品や文房具の追加購入、お金をATMでおろす、お店を現地で探す、現地に行ってから交通手段を考えるなど、日本はとても利便性・サービスが行き届いているので、こうしたことがあっても問題なく出張を勧められます。

しかし、海外での地においては、これらのほぼ全てが対応することが一気に難しくなるものです。

自由時間が夜だったら「ちょっとコンビニまで」なんて地域によっては危険ですし、コンビニも日本のように近くにあるとは限りません。

従って可能な限り完璧に日本にいる間に必要な準備や手配を徹底しておくことが重要です。「現地でなんとかしよう」という発想は基本的に捨てるようにしましょう。

#3 体調を整えておく

もちろん国内出張でも現地で体調を崩さないように万全の準備をしておくのは大事ですが、海外出張では重みが違います。

ただでさえ緊張や疲労が蓄積する海外出張は「体調を崩しやすい」環境に自分の身をおくことになりますので注意が必要です。

加えて、万が一海外で体調を崩すと、病院へ行くのも薬を購入するのも短期滞在者にとっては困難でしょう。
そして「急遽早めに帰る」といっても飛行機が決まっているので、これを急に早められるとも限りません。

渡航先での体調不良は国内出張よりもはるかにリスクやダメージが大きいのです。
だからこそ、基本的なことであるのですが、体調は徹底的に管理して、当日は万全の状態で、出張工程に臨めるように徹底しましょう。

#4 終わった後は振り返りを行い、次に生かす

初めての海外出張は大変なことも多いですが、自分のビジネスキャリア上とても意義深いものとなるでしょう。

職場により反応はさまざまですが「海外出張経験がある」ということが社内で大きな付加価値になる企業もまだまだ多いです。

ぜひ初めての海外出張が終わったら、ビジネスとしての成果はもちろんですが、海外出張中の問題点反省点などをまとめて、次はもっとスムーズに海外出張に臨める状態を整えておきましょう。

同行した先輩・上司と、あるいはチーム内で簡単に出張後のブリーフィングなどを行なうなどすれば、皆様自身だけでなく、部全体でも出張対応力が上がって、プラスに働くことでしょう。

まだまだ日本では「海外出張当たり前」は多数派ではないので、出張でのビジネス上の成果だけでなく、事前準備のコツなど一見細かい感想なども共有しておくと、自分のためにも、部署のみんなのためにもなるでしょう。

知人Aさんの、初海外出張の体験談

最後に、私の知人Aさんの、初めての海外旅行の体験について紹介します。

Aさんは英語が堪能だったこともあり、若手の時に香港への出張を命じられました。

英語が通じる地域だったことで軽く考えていたところがあったのか、Aさんは準備を3週間前くらいまで放置していました。
ところが、まずパスポートの期限が意外に迫っていることが判明。

会社が契約している旅行会社の規則で「半年以上は残しておかなければならない」という決まりになっており、まだ若干余裕があったのにパスポートの手配が必要になりあわてて準備しました。
これについては有休をとったりしながら平日も対応を進めることでなんとか間に合わせました。

また、現地での移動手段についても特にハイヤーを予約する際はずいぶん苦労しました。

香港は英語圏といってもローカルな英語はかなりなまっていて予約取りもなかなか大変であったこと、また日本と比較すると料金が一律ではなく、高額な料金をふっかけてくる業者も多く、適正料金で済ませるための交渉も一苦労だったのです。

最後はなんとか予約はとったものの、それでも少し高めの運賃になりました。

致命的な結果にはならずになんとか出張は完遂できましたが、もう少し早めに動き出すことと、ハイヤーについては複数社に確認して価格を競わせる等対策を行った方が良かったと、Aさんは後悔していました。

──いかがでしたでしょうか。

Aさんの体験談をお読みになられて、「そんな大したことなさそう」と思われた方もいらっしゃったかもしれませんが、実際に当事者となってその場に身を置くことになったらAさん同様にかなり慌て混乱することでしょう。

はじめての海外出張は、いわば「知らないことずくめ」しです。そして、それらを「事前に全部知っておく」ことは難しいでしょう。

だからこそ、事前の早め早めの準備がとても重要になってくる、ということですね。

海外出張は大きなチャンス!失敗しないよう慎重に

ここまでお読みになられて、いかがでしたでしょうか。

海外出張は皆様にとってビジネス上の貴重な経験・体験を得られる機会でもあります。

準備や対応に追われながらも、「ビジネスパーソンとして重要」と感じられるポイントも沢山見つけられることでしょう。

また、海外出張は前述の通り、早め早めの準備を徹底することで、当日に焦ったり、出張工程に影響が出てしまうことを避けることが可能です。

海外出張をスムーズに完遂できれば、その経験はきっとあなたの自信にも繋がることでしょう。または、チーム・組織内でも一目置かれる存在となったり、キャリア・評価においてプラスになることもあるかもしれません。
その為にも、「気を抜かず、かつ曖昧なポイントを放置せず」を意識した海外旅行にしていくと良いでしょう。

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