リモートワークで役立つコミュニケーションツール3選

ビジネスチャットの定番「Chatwork」

ビジネスで利用するコミュニケーションツールと聞いて真っ先にChatworkを連想した人も多いはずです。Chatworkは知名度・利用のしやすさともに、日本のビジネスシーンに広く浸透しているコミュニケーションツールです。

Chatworkの概要・利用プラン

Chatworkはビジネスで必要とされるコミュニケーションのための機能をシンプルなデザインで利用できるツールです。

《Chatworkの機能》

・グループチャット

Chatworkというサービス名の通り、１対１でのチャットはもちろんのこと、グループチャットが利用できます。部署ごとの連絡や社内全体への連絡など、伝えたい相手と手軽に双方向のやりとりができます。

・タスク管理

Chatwork上でタスクリストを作成し、共同作業の場合はメンバーとタスクを共有することができます。進捗状況の把握や仕事の分担に際して便利な機能です。

・ファイル管理

Chatworkにファイルをアップロードし、共有することができます。WordやExcel、PowerPointなどのオフィス系はもちろんのこと、PDFや画像ファイルも扱えますので、メンバーに共有したい資料を送信する場合などに利用できます。

・ビデオ／音声通話

チャットのイメージが強いChatworkですが、ビデオ通話や音声通話も可能です。リモートワークで個人の電話番号を教えたくない人も、Chatwork上で電話と同じように音声通話ができますので、安心して連絡を取り合うことができます。

《Chatworkの利用プラン》

Chatworkは無料プランで利用することができます。無料プランでもコンタクト（やり取りできる相手）の数に制限はなく、グループチャットも14個まで作成できるので、たいていの企業であれば無料プランで対応できるでしょう。

有料プランではグループ通話が可能になるため、複数名での会議や打ち合わせに利用することができます。ビジネスプランではユーザー管理が可能になり、よりセキュリティを重視した利用も実現できるようになります。

Chatworkを利用するメリット

操作がシンプルで画面も見やすいため、ビジネスチャットツールを使い慣れていない人でも扱いやすいのがポイントです。メッセージをキーワード検索することもできますので、以前のやりとりをさかのぼって確認したい場合も効率よく探せます。

自分だけが見ることのできる「マイチャット」が用意されており、自分向けのメモやファイル置き場として使うことができるのも嬉しいポイントでしょう。

《Chatworkのメリット》

Chatworkを利用するデメリット

ビジネスコミュニケーションツールとしてオールマイティな機能を持つChatworkには、ほぼ欠点らしい欠点がありません。

強いて挙げるとすれば、無料プランでは広告が表示されることでしょう。仕事で使うツールに毎回広告が表示されることに抵抗がある場合は、有料プランの導入を検討する必要があります。

《Chatworkのデメリット》

プライベートでもおなじみの「LINE WORKS」

プライベートのやり取りでLINEを利用している人は多いことでしょう。そのLINEのビジネス版として提供されているのがLINE WORKSです。

基本的な使い方はLINEの手軽さをそのままに、ビジネス用途に必要なセキュリティを重視したサービス設計となっています。

LINE WORKSの概要・利用プラン

LINE WORKSの最大の特徴は、プライベートで利用しているLINEアカウントとは別アカウントを取得できることです。

「LINEは便利で使いやすいけれど、同僚や取引先にプライベートのアカウントを教えるのはちょっと･･･」という人も、抵抗なく利用することができます。

《LINE WORKSの機能》

・個人版LINEと同じ操作感

LINEの特徴の１つに「既読」表示があります。LINE WORKSでも既読表示がもちろんありますので、日常使っているLINEと同じ操作感でビジネスチャットが行えます。

通常のLINEアカウントとLINE WORKSアカウントはアイコンで区別されますので、誤って違う相手にメッセージを送ってしまうといったミスを防ぎやすくなっています。

・掲示板機能

チャットのタイムラインは新たなメッセージが届くたびに流れていくため、随時確認が必要な情報が見落とされてしまうのでは？と心配になる人もいるかもしれません。

LINE WORKSでは掲示板機能を利用することができ、必要な共有事項を掲載しておくのに便利です。掲示板は権限設定ができるようになっていますので、部署やチームごとに分けて掲示板を設置することが可能です。

・スタンプ機能

LINEでスタンプを使っている人も多いことでしょう。
LINE WORKSでもスタンプの利用は可能ですので、返信を短く視覚的に済ませたい場合や、感情を込めた返信をしたい場合に有効です。

コミュニケーションのスピードを重視する場合に、いろいろな利用の仕方が考えられる機能と言えるでしょう。

・ビデオ／音声通話

LINEと同様、LINE WORKSでもビデオ通話・音声通話を利用できます。

電話料金が発生しないため、リモートワークで個人の電話番号を使わざるを得ない人にとって大きなメリットになり得る機能です。複数人でのグループ通話を無料で利用できる点も特徴的です。

・スケジュール管理／アンケート機能

LINEとLINE WORKSの違いの１つに、グループウェアとしての機能が追加されていることがあります。

LINE WORKSではスケジュール管理機能を利用することができますので、チーム内でのスケジュール確認や情報共有に利用することができます。

（LINE WORKSスケジュール管理画面の一例）

また、アンケート機能を活用することで意見を募ったり、出欠席を効率よく確認したりすることができます。用途に応じてアンケートのテンプレートも用意されているため、簡単にアンケートを実施できます。

（LINE WORKSアンケートの例）

《LINE WORKSの利用プラン》

LINEWorksにはフリープランと有料プランがあります。フリープランでもユーザーは100名まで利用できますので、大規模な企業でなければフリープランでも対応可能でしょう。

有料プランでは複数人での通話が可能になり、ベーシック以上のプランであればメールやカレンダーなどのグループウェア機能を利用することもできます。用途に応じてさまざまなプランのパターンが用意されていることが分かります。

LINE WORKSを利用するメリット

LINE WORKSのメリットは、多くの人が使い慣れているLINEの使い方をそのまま踏襲できる点にあります。新たに覚える操作や用語を最小限に留められるので、導入から運用までがスムーズに進みやすいのです。

また、コミュニケーションツールとしてLINEが便利だと思っているものの、プライベートのアカウントを仕事関係の人に教えたくないケースも出てくるでしょう。ビジネス用のアカウントを別途作成できるようになることで、仕事においても抵抗なくLINEを活用することができるのです。

《LINE WORKSのメリット》

LINE WORKSを利用するデメリット

LINE WORKSはコミュニケーションツールとして大きな欠点は見られませんが、あえて言うならば「LINE」に対してプライベートでの利用をイメージする人が多いことが挙げられます。

アプリそのものもアカウントも通常版のLINEとは分けられるのですが、「LINEはプライベートで使いたい」と考える人が少なくないため、会社でLINE WORKSを導入する際にはていねいに説明する必要があるでしょう。

また、LINEの特徴であるスタンプ機能が使えるのはメリットである反面、仕事上のコミュニケーションでスタンプを使うのはカジュアル過ぎると感じる人もいるはずです。

コミュニケーションに際して、やり取りをする相手やシチュエーションに合わせたメッセージの送り方をする必要があるでしょう。

《LINE WORKSのデメリット》

ビジネス用途のビデオ通話で話題の「ZOOM」

2011年にアメリカで創業し、日本においても近年存在感を増しているビデオ会議ソリューションZOOM。

とくにコロナウイルスの感染症対策の一環として在宅勤務を励行する企業が増加してからは、出社することなくミーティングを実施したいという企業のニーズとマッチし、急激に利用が拡大しています。

ZOOMの概要・利用プラン

一般的にコミュニケーションツールを利用するには、利用する双方がアカウントをあらかじめ作成し、利用登録する必要があります。

ZOOMが革新的なのは、ミーティングを主催する側（ホスト）さえアカウントを持っていれば、招待される側は特別な事前準備が不要な点にあります。煩雑な設定作業を経ることなく、スムーズにオンラインミーティングを始めることができるのです。

《ZOOMの機能》

・1対多人数のコミュニケーション

ZOOMは多人数が参加するミーティングで強みを発揮します。カメラと画面を介した対話はもちろんのこと、下の画像のようにリアルタイムで画面を共有することができます。

注釈ツールで資料に書き込みながら説明する、といったこともできますので、実際に同じ空間で打ち合わせをするのと同じような双方向でのやり取りやしやすく、オンラインミーティングを効率よく進めることが可能です。

・ワンクリックでミーティングに参加

ZOOMの大きな特徴として、ミーティングに招待される側は事前にアプリをインストールしたり、アカウントを作成したりする必要がない点が挙げられます。

ミーティングの主催者（ホスト）が招待URLを送ると、招待者に下記のようなダイアログが表示されます。ZOOMミーティングに参加するボタンを押し、参加者名を入力するだけで、すぐにミーティングを始めることができるのです。

・Web会議の録画保存

ZOOMにはWeb会議の様子を録画保存する機能が備わっています。議論した内容を後で振り返りたい場合や、記録として残しておきたい場合に便利です。記録したデータはデバイス本体に保存することができるほか、ライセンスを取得していればクラウドに保存することもできます。

この録画保存機能は会議の記録を残す用途はもちろんのこと、動画教材を作成する際にも活用できるため、研修動画を制作したい企業や教育業界などからも注目を集めています。

《ZOOMの利用プラン》

ZOOMは無料プランでも100人までのグループミーティングが可能です。
3名以上が参加する会議は40分以内という制限があることや、録画する場合はデバイス本体への保存に限られているものの、大半の企業が必要とするWeb会議の用途としては十分まかなえるレベルと言えます。

プロ・ビジネス・企業向けの3プランが有料版となり、同時参加者数を増やせたり、録画データのクラウド保存が可能になったりといった点で機能を拡張することができます。

ZOOMを利用するメリット

リモートワークを導入するにあたり、対面での打ち合わせや複数人が参加する会議の開催をどうするかは、管理職や経営者にとって頭の痛い問題です。

ZOOMは複数名が参加するミーティングを想定して設計されているため、リモートワークでも会議をスムーズに行うことができるのが最大のメリットでしょう。

ZOOMを使うにあたり、招待される側は事前準備が不要であること、つながりやすさや途切れにくさといったシステム上の安定感が群を抜いている点は、数あるビデオソリューションの中でも特筆すべきものがあります。

《ZOOMのメリット》

ZOOMを利用するデメリット

ZOOMはSkypeなど従来からあったサービスと比べると歴史が浅く、ビジネスパーソンの中にも「名前は聞いたことがあるが使ったことがない」「詳しくは知らない」といった人も多いのが実情です。

ビジネス用途に特化しているため、個人が日常的に使うことがなく、サービスそのものに馴染みがない点はデメリットと言えるかもしれません。

また、ノートPCやスマートフォン、タブレットであればカメラやマイク、スピーカーが内蔵されていますが、デスクトップPCの場合はWebカメラを用意する必要があります。

この点はどのビデオ会議ソリューションにおいても言えることなので、利用するための環境が整っているか事前に確認する必要があるでしょう。

《ZOOMのデメリット》

リモートワークでコミュニケーションツールを利用する際の注意点

オフィスに出社する勤務形態からリモートワークに移行することで、1人の空間で仕事を進める時間が1日の大半を占めるようになります。

コミュニケーションツールを通じてちょっとした連絡や相談事ができたり、会議や打ち合わせをオンラインで行えたりすることにより、リモートワークとオフィスでの仕事の差を縮めることができるはずです。

一方で、コミュニケーションツールを導入するにあたり、いくつか気に掛けておくべき点もあります。リモートワークでコミュニケーションツールを利用する際の注意点を確認しておきましょう。

ツールを利用するメンバーにとって負担の少ないツールを選ぶ

リモートワークは多くの従業員にとって慣れない環境下での仕事となります。
本来であれば少しでもコミュニケーションの円滑化を図るためのコミュニケーションツールですが、ツールの使い方や操作方法に馴染めず、かえって負担を感じるようでは本末転倒です。

ツールを利用するメンバーができるだけ抵抗なく使えるツールや、導入時に確認すべき事項が少なくて済むツールを採用するのが望ましいでしょう。

ツールを利用するメンバーの間でICTツールに対する理解度やITリテラシーにも差があることを前提に考え、相手の理解度に合わせた説明の仕方をすることも重要になります。

新たなツールを導入する場合、導入そのものよりも運用で問題が生じやすいものです。実際に運用が始まると想定外の課題が出てくることも十分あり得ますが、まずは少しでもメンバーにとって負担の少ないツールを、という観点で導入を検討することが大切です。

はじめは対面で利用方法を確認しておく

ツールを活用したコミュニケーションを本稼働させる前で、できれば対面で利用方法を確認し、「自分のデバイスで発言した場合、他の人の画面ではどう見えているのか」といったところまで共有しておくのがベターです。

リモートワークを本格的にスタートさせると、従業員同士が顔を合わせる機会が減り、これまで生じていなかったちょっとしたコミュニケーション上のすれ違いが起こることもあり得ます。

「送信したつもりが送られていなかった」「グループに誰が入っているのか見方がよく分からなかった」といった初歩的なトラブルを防ぐためにも、はじめは対面でていねいに説明しておくことをおすすめします。

対面で言葉を交わしながらチャットを試す機会を設けることで、文字で送られてくるメッセージがどのようなニュアンスで送られたものなのか、イメージしやすくなるという効果もあります。

文字だけのコミュニケーションはとくに誤解が生じやすいので、安心感をもって利用してもらえるよう、細心の注意を払うようにしましょう。

仕事とプライベートの切り分けを明確にする

コミュニケーションツールは「いつでもどこからでもつながることができる」というメリットがある反面、時間や場所を選ばずに「つながることができてしまう」という欠点もあります。

従来であれば勤務時間外や休日に連絡を取ることができなかった相手とも、チャットツールなどを使えば随時連絡を取り合える環境になるわけです。

しかし、連絡を取る手段があるということと、実際に連絡していいかどうかは別の次元の問題です。
休日に仕事に関するチャットを確認してもらうということは、その時点で相手にプライベートの時間を割いてもらうことを意味しています。

とくに上司から部下、先輩から後輩など、たとえ意識していないとしても一般的に上下関係があると考えられる間柄では、上の立場にある人の側が十分注意して自制する必要があります。

「一言返信してもらうだけの用件だから、そう問題ないだろう」といった軽い気持ちで部下や後輩の時間を奪うことのないよう留意しましょう。

まとめ）コミュニケーションツールを有効活用してリモートワークを活性化しよう

昨今リモートワークや在宅勤務を導入する企業が増えてきた背景には、新型コロナウイルスの影響があることはたしかです。

一方で、技術の進歩によって必ずしも出社しなくても仕事を進められる環境が整ってきたことも、リモートワークの広がりを後押ししています。

近い将来、出社しなければ仕事が進まない、打ち合わせや会議ができない、といった認識は過去のものになっていく可能性もあります。

私たちの働き方は、いま大きな岐路に立たされていると言っても過言ではありません。

中には、致し方なくリモートワークを導入した企業もあることでしょう。しかし、リモートワークを実践するのであればコミュニケーションツールをできる限り有効活用し、新しい働き方を活性化するべく前向きなものにしていきたいものです。