引継ぎ上手は仕事上手!異動や転職時の引継ぎで意識したいポイント4点

[最終更新日]2020/02/26

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引継ぎ上手になるために!

一緒に仕事をするメンバーがずっと同じということはなかなかありません。入社、退職、異動などでメンバーは移り変わっていくでしょう。

新しいメンバーとなることは心機一転できる一方で、「引継ぎ」に悩まされる方も多いのではないでしょうか?

引継ぎは、資料の作成や場合によってはOJTを実施する等手間がかかる上に、うまく引継ぎができなければ職場に迷惑をかけてしまう、また自分の評価が悪くなることもある重要な作業です。

今回はそんな引継ぎの目的や適切な計画・行動の方法についてご紹介します。

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Index

目次

引継ぎは、誰にとっても「面倒」で「厄介」なもの?

みなさんは引継ぎについてどのようなイメージを持たれているでしょうか?

きっと「面倒だ」「厄介だ」という印象の方が多いと思われます。
自分にとっては慣れた仕事でも、内容をいざ文章にまとめるとなると難しいですし、引継ぎ資料を作成するために残業となってしまう、なんてこともあります。

このように引継ぎは実施する方の負担にもなりますが、引継ぎを受ける側にとっても憂鬱な作業である場合が多いです。

引継ぎしてくれる人次第では、これからの自分の仕事が複雑なものとなったり、作業が滞ってしまったりする場合もあるからです。




特に、「引継ぎされる側」の不満度は高い

参考:「業務の引き継ぎ方で不満に感じたことはありますか?」および「具体的にどんな点が不満に感じましたか?」のアンケート結果(回答数:199人)

Q.「業務の引継ぎに不満を感じたことはありますか?」「具体的にどんな点が不満でしたか?」

特に引継ぎを受ける側の不満度は高いようです。実際に「業務の引き継ぎ方で不満に感じたことはありますか?」という質問に対し、65.3%の方が不満を感じると答えたという結果も出ています。

具体的な理由として挙げられている意見は全て引継ぎ資料に関係することであり、引継ぎ資料が十分でないということが不満につながっていることが伺えます。

この結果は、引継ぎする側は負担が増えても一時的なものですが、受ける側は引継ぎの良し悪しがその後の仕事へ長期的に影響することが要因として挙げられます。

また不満の理由から、漏れのない・わかりやすい引継ぎ資料を作成することが引継ぎの鍵となることがわかります。

特に引き継がれる業務が複雑、または複数ある場合は、仕事の内容が網羅されていなければ同じ仕事が再現することが難しい、つまり引継ぎがうまくいかないこととなります。




関わる人たちの満足度を高めるために、引継ぎの目的とゴールを明確にしよう

早く終わらせたいという一心で闇雲に作業されることの多い引継ぎですが、そもそも引継ぎの目的とは何でしょうか?

引継ぎの目的とは、「その仕事の担当者がいなくなった後も、組織がスムーズに活動できること」です。この目的を見失ってしまうと、自分がいかに細かいことまで気を付けていたかなど、ともすると自己満足のような引継ぎになってしまいます。

目的を意識してみると、引継ぎのゴールが見えてきます。

「組織がスムーズに活動できる」には、後任者が前任者の行っていた作業を実際にできるようになり、作業をするためには後任者がその仕事を理解することが必要です。

「仕事の担当者がいなくなった後も」ということを考えると、引継ぎは口頭よりも資料にまとめる方が再現しやすいでしょう。時にはOJTを交えることも必要になるかもしれません。

これらから①後任者が仕事を理解し、②実際に作業することができ、③組織がスムーズに活動できるような引継ぎ資料を作成して後任者に説明するということが、引継ぎのゴールだと言えるでしょう。

後任者が仕事を理解できる。後任者が実際に作業できる。組織がスムーズに活動できる。

引継ぎを、スムーズにかつ最大効果にしていくための【鉄板】ポイント4選!

引継ぎの全体像を把握するスケジュール・共有は早めにドキュメントの作成はマスト自身の経験・所感も共有

引継ぎは面倒で厄介なものですが、目的とゴールを明確にすると、引継ぎは案外シンプルなんだなと感じられたのではないでしょうか?

とは言え、実際作業するとなると難しいことも多々あると思われます。そこで少しでも効率よく引継ぎ作業を進められるように、引継ぎ作業をする上でのポイントをご紹介します。




引継ぎの全体像を把握する

引き継がなければならない内容はどれほどあるのかを、まずは箇条書きなどでざっくりまとめてみましょう。以下のように、まずは大きな分類から洗い出し、ツリー状に内容を細分化する方法がおすすめです。

引継ぎの全体像を把握する

このように一目見て仕事内容の全体がわかるリストは、自分が引継がなければならない分量を把握することにも役立ちますが、引き継がれる側としても今自分がどの部分を引き継がれているのかを理解するのに役立ちます。全体像は引き継ぐときにも活用できるように作成しておきましょう。

細かい仕事内容については、5W2Hでまとめると情報が漏れにくくなります。



5W2Hでの仕事内容の整理の仕方

5W2H 記載内容 例:社内報の更新業務の場合
What 何を・テーマ・やること・対象物 社内報の更新業務
Why 目的・ゴール・あるべき姿・ねらい・背景・理由 組織の重要情報および活動の様子を定期的に社内メンバーに周知し、情報共有と組織理解を促進するため
How 実行手段・方法 ①更新テーマの確認
②構成の作成
③文章およびデザインパートの作成
④コーディング
⑤確認と本番反映
Who 中心人物・ターゲット・パートナー 更新者:私
確認者:〇〇部長
トラブル・メンテナンス対応:システム課
Where 場所・位置・場面・市場 社内ポータルサイト
When 時間・期間・納期 毎月第一営業日までに更新
How many/much 程度・回数・数量・予算・費用 毎月更新
費用はとくになし。
一回の更新にかかる時間は8時間程度

5W2Hのリストを使用する時、「How」の部分は手順を詳細に記載しておくとわかりやすくなります。またこの作業にどれほどの時間を要するのかを記載しておくと、後任者も作業しやすいでしょう。




引継ぎのスケジュール立てを行い、関係者と早めの共有を行う

引継ぎの概要からどれくらい時間を要するか見立てる

引継ぎの概要を整理することで、引継ぎにどれほど時間がかかりそうか、おおよその見当を付けることができると思われます。

また「実際に作業をやって見せるならこの日がちょうどよい」という日もチェックしておきましょう。



異動日から逆算し、相手と自分の予定をすり合わせる

引継ぎにかかりそうな日数を伝え、引継ぎする相手との予定を合わせましょう。

異動に関しては、「異動日の1週間前に突然辞令が出た!」なんてケースもたまにあります。面と向かって説明する日数が限られている時などは、事前に引継ぎ資料を渡しておき、わからない部分を補足するということも考えられます。スケジュール次第で引継ぎ方法も柔軟に対応しましょう。



退職時は引継ぎの時間を考えて入社日を決める

異動とは異なり、退職に関してはある程度自分でスケジュールをコントロールすることができます。転職の際は引き継ぐ時間も考慮し、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。

引き継ぐ時間が短すぎると、会社側から引継ぎを理由に引き止められる、または関係性が悪化する恐れがあります。早めに上司に相談し、余裕を持って引継ぎできる計画を立てることをおすすめします。




ドキュメント(引き継ぎ書)の作成はマスト。口頭で説明する機会も持つ

それよりも、「誰が見ても分かりやすく、また困らないように作られているか」を大切に、ドキュメントを作成することが望ましいことを伝えてください。}

異動後や退職後に引継ぎ内容についての説明をしなければならなくなってしまっては、引継ぎ資料を作成するよりも手間がかかるでしょう。

また上司が引継ぎ資料をチェックする可能性もおおいにあります。つまり引継ぎ資料も評価に関わるかもしれません。何より引継ぎの目標は「その仕事の担当者がいなくなった後も、組織がスムーズに活動できること」です。そのためには口頭による説明だけではなく、引継ぎ資料に内容をまとめることが重要です。

引き継がれる側の不満でもご紹介したように、引継ぎ資料が不十分である、または口頭のみの引継ぎというのは、引継ぎが失敗する原因です。

自分にとっては慣れた単純な作業であったとしても、後任者にとっては初めての作業です。

後任者の視点を意識して資料を作成することに加え、作成した資料を後任者に確認してもらい、わかりにくい部分を口頭で説明するのがベストです。

よく引継ぎ資料のテンプレートが見られますが、型にはめるあまり必要な情報が漏れてしまう場合もあります。テンプレートに固執せず役に立つ情報をいろいろ盛り込み、漏れのない・わかりやすい引継ぎ資料を作成するよう心がけましょう。




自身または前任者の経験・体験や所感が共有できるとベター

業務の目的や手順以外にも、担当者だからこそわかる情報があると思われます。例えば「調整できない時は○○さんに相談すると早くまとまる」「○○さんはメールだけでなく電話でのリマインド必須」など、知っていると役立つ情報も共有できるとベターです。

また現在に至る経緯が重要な場合もあります。
「確認のためにメールと電話をする」とだけ引継ぎ資料に書かれていると、もしかしたら後任者は「確認ならメールだけでいいや」と変えてしまうかもしれません。

しかしもし、「メールだけでは気づかれるのが遅く、提出期限を延ばすことになってしまった」という過去の経緯があったということを知っていれば、後任者は同じ失敗をすることなくスムーズに仕事ができるでしょう。

何か理由があって変更した仕事があれば、その経緯を伝えておくと、後任者の役に立つでしょう。

このように自身の経験、または自分の前任者から引き継いだ体験や、自分が今課題と感じている部分など、業務の目的や手順以外の部分についても引き継ぎましょう。

参考:私の「引継ぎ」体験談

ここで、私が初めて引継ぎを受けた際のエピソードを紹介します。

私が社会人2年目だった頃、先輩の異動に伴い、採用業務を引き継ぐことがありました。当時新入社員研修については担当しているものの、入社するまでの部分については全く知らず、正直採用活動を自分がうまくできるのか不安に感じていました。

しかし心配せずとも、先輩は引き継ぐにあたり、通年の採用スケジュールや、学校訪問リストなど、わかりやすい資料を作成してくれました。

また資料だけでなく、すぐに採用資料が探しやすいようにフォルダやファイルについても整理して頂いたので、「引き継いだもののこの資料がどこにあるのかわからない」ということに悩むことはありませんでした。
さらに資料関係だけでなく、先輩は異動される前に関係者に私を紹介する場を設けてくれました。

そのため異動された後もスムーズにコミュニケーションをとることができました。実際先輩のおかげで1年間スムーズに仕事を行い、無事に目標人数を採用することもできました。

後に先輩に聞くと、先輩は前任者から採用業務を引き継いだ際、とても苦労されたらしく、きちんと引き継ぎたいという思いがずっとあったと伺いました。この思いを聞き、私も後任にしっかりと先輩の思いと方法を引き継いでいこうと強く感じました。



現在、私が引継ぎを行う(行わせる)際に気を付けていることは──。

引継ぎは「どのような手順で作業するか」ということばかりに目を向けがちですが、「どんな成果物ができていないといけないか」を理解してもらう方が重要だと思っています。

その方が、後任者が前任者の方法にこだわらず、より効率の良い方法で作業することに繋がるでしょう。

また先輩から学んだ「作業する時に必要となる資料を整理する」「関係者に後任を紹介する」ということは盲点となりがちですが、実際に作業する上でとても役立つので、引継ぎの時には意識しています。

まとめ)引継ぎは今までの自分の仕事ぶりの鏡

引継ぎは後任者に自分の仕事内容を伝えるという作業ですが、自分の今まで担当してきた仕事内容を振り返ることにもなります。

全体の概要が掴みにくい場合は全体への意識が不足していた、スケジュールを立てるのに苦労した場合はスケジュール管理が上手くできていなかった、という裏返しでもあります。

一方で引継ぎ資料の作成がスムーズにできたなら、仕事内容が整理されていたということにもなります。引継ぎ作業をしっかり行うことで、相手にとってももちろん役立ちますが、自分にとっても今までの仕事ぶりを反省する良い機会となります。

引継ぎは遅かれ早かれいつかはすることになる作業なので、普段から仕事内容を整理することを意識して仕事に臨みましょう。

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