あなたは大丈夫?Zoomミーティングでのマナーと注意点とは?

[最終更新日]2021/05/20

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Zoomミーティングでのマナーと注意点

リモートワークや在宅勤務を導入する企業が増えたことに伴い、Zoomなどのツールによるオンラインミーティングが実施される機会も多くなっています。

利便性が高く手軽にミーティングを行うことができる反面、Zoomミーティングには対面でのミーティングには見られなかったマナーや注意点があります。

マナーを守ってミーティングに参加することは、参加者の心理的な負担を軽減するだけでなく、ミーティングに参加した方々から好印象を持ってもらうためにも大切な視点の1つといえます。

Zoomミーティングに慣れてきた人も、なかなか慣れないと感じている人も、いまいちどZoomミーティングに特有のマナーや注意点について振り返っておきましょう。

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Index

目次

Zoomミーティングの長所と短所

Zoomは優れたコミュニケーションツールです。
MM総研が2020年5月に実施した調査によれば、WEB会議システムのシェアとして最も高かったのはZoomの35%で、SkypeとMicrosoft Teamsがともに18%となっています※。

広く活用されるようになりつつあるZoomですが、メリットだけでなくデメリットといえる面もあります。長所と短所を理解した上で、ツールを使いこなしていくことが求められているのです。

そこで、まずはZoomミーティングの長所と短所について確認しておきましょう。



※ 参考:「Web会議システムの利用シェアはトップの「Zoom」が35%」
MM総研によるプレスリリース(2020年5月22日)




Zoomミーティング特有のメリット

Zoomミーティングのメリット ■遠方の相手とも手軽に意思疎通を図れる ■使い方がシンプルで映像・音声がクリア ■世の中での認知度が高い

遠方の相手とも手軽に意思疎通を図ることができる

ZoomなどのWEB会議システムを活用する最大のメリットは、物理的に離れた場所にいる相手とも手軽に意思疎通を図ることができる点にあります。

低遅延のブロードバンドネットワークが根づいたことで、居住地や就業場所を問わず、日本全国・世界各地のどこにいても相手の顔を見ながら話せるようになりました。
Zoomはブロードバンドネットワークの利点を適切に生かしたツールといえます。

コロナ禍においてはもちろんのこと、従来は商談やミーティングのために出張していたビジネスパーソンが、時間と経費を有効に活用し、生産性を高めることができるようになったのは、Zoomを活用する上での大きなメリットといえるでしょう。



使い方がシンプルで映像・音声がクリア

Zoomの特徴として、ミーティングのホスト(主催者)は招待メールを送るだけで参加者を招集できる点が挙げられます。

参加者はZoomアプリを利用して参加することもできますが、ChromeFirefoxEdgeといったブラウザで利用することも可能です。参加者の環境によらずミーティングに参加できるのはZoomの大きな特徴です。

また、オンラインミーティングで映像が乱れたり、音声にノイズが多かったりするとストレスを感じますが、Zoomはいずれも比較的クリアに届けることができます。使い方がシンプルで、かつ映像・音声がクリアである点は、Zoomの長所といえます。



世の中における認知度が高い

2020年4月に緊急事態宣言が発出されて以降、ZoomはWEB会議システムとして大きくシェアを伸ばしました。現在では大半のビジネスパーソンがZoomの存在を知っており、企業や業界を問わず活用できるのは大きな長所といえます。

とくに商談や打ち合わせにおいては、異なる企業間でミーティングを設定する必要があるケースが多々あります。世の中における認知度が高いことは、ツールの使い方やミーティングへの参加方法を説明するプロセスの削減にもつながります。




Zoomミーティングならではのデメリット

Zoomミーティングのデメリット ■参加者の状況や心境が把握しづらい ■対面と比べて得られる情報が限定的 ■人によって慣れ・不慣れの差がある

参加者の状況や心境が把握しづらい

場所を問わずミーティングを行うことができるのはZoomの長所ですが、利用するシーンによっては短所にもなり得ます。参加者がどのような状況でミーティングに参加しているか把握できないことが多く、見えないところで気を遣わせてしまっている可能性があるからです。

プライベートの空間を見せたくない人や、家族への配慮が必要な人もいますので、この点は短所といえるでしょう。

また、映像がクリアであっても、対面で会話をするときほど表情や雰囲気が感じ取れないことも少なくありません。参加者が実際はどのような心境でいるのか、十分に把握できるとは言いがたい面があるのが実情です。



対面と比べて得られる情報が限定的

Zoomには画面共有機能があり、資料などを参加者間で共有することができます。

一見すると便利な機能のように思えますが、伝えられる情報は限定的であることを見落とすべきではないでしょう。たとえば、実際に製品を手に取って体験するのと、画面上で映像だけを見るのとでは、質感や重さ、色合いなど、伝わる情報量に大きな差が生じます。

オンライン上で伝えられる情報に限度があると感じた人の多くが、改めて対面によるミーティングの価値を見いだすことはめずらしくありません。

得られる情報・伝えられる情報がZoomでは限られていることをよく理解しておく必要があるでしょう。



人によって使い方に慣れ・不慣れの差がある

ZoomはUIがシンプルで直感的な操作をしやすいツールですが、使う頻度によって慣れ・不慣れの差が生じるのは避けられません。

ツールの使い方に慣れていない参加者がいた場合、操作方法についてオンライン上でレクチャーする必要があるなど、対面のミーティングでは起こり得ない事態に遭遇することがあります

基本操作に慣れているかどうかは、後述するマナーとも深く関わっています。

とくに留意しておくべきマナーを理解し、参加者に対して失礼のないように配慮しておくことは、ツールを活用していく上で必要なポイントといえるでしょう。

Zoomミーティングでよくあるマナー違反とは?

ビジネスに限らず、人間関係において「自分が人から見てどう映っているのか」を正確に把握することは困難です。

意識していないところで相手に不快な思いをさせていたり、マナーに反する行動を取っていたりしたとしても、直接的に指摘を受けるようなことは実際のところ少ないはずです。

そこで、Zoomミーティングでよくありがちなマナー違反の例を挙げておきます。「使い方には慣れてきたので、あまり問題はないだろう」と安易に考えず、自分に当てはまるものがないかチェックしてみましょう。




ミーティング開始時刻を守らない・入室が遅れてしまう

時間イメージ

対面でのミーティングの場合、開始時刻に参加者が会議室に集まったり、取引先に訪問したりと、物理的な「人の移動」がみられます。

そのため、よほどのことがない限り開始時刻になってもミーティングが始まらないといったトラブルは起きないでしょう。

一方、Zoomミーティングの場合は「開始時刻になったらURLにアクセスする」だけで参加できてしまいます。
そのため、直前まで別の仕事をしていて、開始時刻に慌ててURLへアクセスすることもできてしまうのです。

あらかじめホストからURLが送られていたとしても、招待メールを探すのに思いのほか時間を要したり、いざアクセスしてみると不具合で入室できなかったりすることもあり得ます。

入室が遅れ、開始予定時刻を守れないのは明らかなマナー違反ですので、十分に気をつけておく必要があります。




光量不足で映像が極端に暗い

照明イメージ

人間の目を通じて認識される映像と、WEBカメラを通じて映し出される映像には差異があります。

ふだん仕事をしている環境がそれほど暗いと感じていなくても、WEBカメラに映る映像としては光量が不足している可能性があります。

人の第一印象はものの数秒の間に決まるといわれていますので、たとえにこやかに応じていても光の加減で暗く映ってしまうと、印象としても「暗そうな人」と認識されてしまう恐れがあります。

とくに在宅勤務の場合、家庭用の照明は一般的なオフィスの照明と比べて光量が不足しやすい傾向があります。勤務先のオフィスに設置されている照明の数と、自宅で使用している照明の数を比べるとイメージしやすいはずです。

光量不足で映像全体が暗くなってしまうと、見る相手に不安感や警戒感を抱かせる可能性があります。映像と音声による意思疎通だからこそ、光量が印象を大きく左右するのです。




マイクのミュート機能を使わない

ヘッドフォンイメージ

Zoomの初期設定では、音声を認識した参加者の映像がメイン画面に大きく表示される「スポットライト」と呼ばれる機能がONになっています。

基本的には自分が声を発したときだけメイン画面に顔が映るはずですが、マイクに何らかのノイズが入ると意図せずメイン画面に切り替わってしまうことがあります。

マイク付きのイヤホンやヘッドセットを使用している際は、マイク周辺にものが触れるだけでもノイズが入ってしまうことがあるため注意が必要です。

これを避けるにはマイクのミュート機能を活用することが大切です。

しかし、ミュート機能の使い方に不慣れだったり、ミュートのON/OFFを切り替えるのが面倒に感じたりすると、ついミュートを使わないままミーティングに参加してしまうことが考えられます。

その結果、必要のないところで自分の顔が大きく表示され、ミーティング全体がぎこちなくなってしまう恐れがあります。




動かない・反応しない・しゃべり続けてしまう

オンラインミーティングイメージ

映像によって視覚情報を届けるZoomでは、微妙な表情の変化やしぐさが伝わりにくい傾向があります。

自分では小さく頷いているつもりでも、相手から見るとほとんど動いていないように映っている可能性があるのです。
その結果、ミーティング中にほとんど動いていない・反応していないと認識されてしまい、話しづらい印象を与える恐れがあります。

対面で話すときほどやりとりがスムーズにいかないと感じる人もいます。
伝えられる情報はできるだけまとめて伝えようとした結果、自分だけが一方的にしゃべり続けてしまい、参加者は発言を聞き続けなくてはならない状況に陥ってしまうことがあります。

Zoomは「対話」のためのツールですので、通常の会話と同様、一方的に話し続けることは相手にストレスをもたらすことをよく理解しておく必要があります。

Zoomミーティングで注意しておきたい4つのマナーと対処法

Zoomミーティングには対面の打ち合わせにはない注意点があり、意図せずマナー違反を犯してしまう場合があります。せっかく時間を確保してミーティングを実施するのですから、かえって印象を悪くするのは避けたいところです。

そこで、Zoomミーティングで注意しておきたい4つのマナーとその対処法をまとめました。次のZoomミーティングからすぐに実践できることばかりですので、ぜひ取り入れてマナーの向上に努めていきましょう。




入室時刻は必ず守り、遅れることのないようにする

入室時刻は必ず守り、遅れることのないように

Zoomミーティングはリアルでの打ち合わせと同様、時間厳守が鉄則です。

オフィスでの打ち合わせであれば席を立って会議室へ向かう人の動きがみられるなど、開始時刻を把握しやすいはずですが、オンラインでは基本的に自分で時間を管理しなくてはなりません。

カレンダーのリマインダー機能を利用するなどして、開始時刻を忘れることのないようにしましょう。

参加者の多い・少ないに関わらず、入室時刻の遅れは相手を待たせることになります。
万が一、アプリの不具合などですぐに入室できない状況になったとしても、早めに発覚していれば前もって連絡を入れておくことができるはずです。

事前に準備を整えておき、ミーティング開始時刻に備えておくことが大切です。

対処法:ミーティング開始時刻の数分前には入室しておく

Zoomミーティングはホストが設定した時刻に開始となります。

では、開始時刻になるまで入室できないかと言えば、そうではありません。開始時刻前に入室した場合、下図のように開始までは待機画面が表示されます。

ミーティング待機画面

ミーティング開始までの間に音声の具合をチェックしておくことも可能です。「コンピューターのオーディオをテスト」をクリックすると音声の確認画面が表示されますので、音声が正常に反応しているか確認しておきましょう。

ミーティング開始時刻になると画面が自動的に切り替わり、参加者が表示されます。

このように前もって入室しておき、ミーティング開始を待つようにすれば、時間に間に合わないというトラブルを防ぐことができます。




室内はできる限り明るくし、表情が暗く映らないように配慮する

室内は明るくし、表情が暗くならないように

ミーティング開始前に、室内の光量が適切かどうかのチェックを行いましょう。

Zoomアプリを起動し、「新規ミーティング」をクリックすると「オーディオに接続」の確認ダイアログが表示されます。「コンピューターオーディオに参加する」をクリックすると自分専用のミーティングが開始します。

このとき、「ビデオの開始」をONにすると、自分のWEBカメラに映っている映像が表示されるはずです。

この状態で暗く映っていないかを確認し、必要に応じて照明の調整をします。天気の良い日中であれば窓に近い場所へ移動したり、照明を明るくしたりといった対応が考えられます。

また、窓を背にしている場合や、背後に照明がある場合、逆光になって映像が暗く沈んでしまうことがあるので注意しましょう。

対処法:照度調整やビデオフィルタ機能を活用する

Zoom操作画面

室内の光量ではどうしても暗くなりがちな場合は、Zoomの機能を活用することで映像を補正することができます。

まず、設定から「ビデオ」メニューを表示させます。
このときWEBカメラの映像もプレビューとして表示されるので、映像をチェックしながら照度を調整しておきましょう。

低照度に対して調整」にチェックを入れると、明るさを補正することができます。「手動」にすることで明るさを自分で調整できますので、白飛びしない程度に明るくしておくといいでしょう。

さらに、「外見を補正する(Windows)/ビデオフィルタを適用する(Mac)」は美肌機能になりますので、必要に応じて使用するとより良い顔色に映すことができます。




マイクのミュート機能を活用する

マイクのミュート機能を活用する

複数名が参加するミーティングでは、基本的に「話している人」の音声に全員が集中したいはずです。

余計な音声やノイズが入ると「今のは何の音だろう?」と気になってしまい、集中力を削ぐ原因となりますので注意しましょう。

対面の打ち合わせ時と同様、スマートフォンもマナーモードにしておき、ミーティング中に着信音が鳴るようなことがないようにするのがベターです。

スポットライト機能がONになっている場合、音を拾った参加者がメイン画面に表示されます。
この機能はマイクがノイズを拾ったときにも反応してしまうことがあるので、自分が発言するとき以外はマイクをミュートしておくほうが無難でしょう。

対処法:自分が話していないときはミュートが基本

Zoom操作画面

マイクのミュート機能を使うと、簡単にマイク入力のON/OFFを切り替えられます。
Zoomミーティング画面の下部にあるマイクのアイコンが表示されているときはマイクON、マイクに赤い斜線が入り「ミュート解除」と表示されているときはマイクOFFの状態を表しています。

慣れれば素早く切り替えることができますので、はじめは面倒に感じても忘れずにON/OFFを切り替えるようにしましょう。




ずっと無表情で反応しない印象を抱かせないようにする

無表情/反応しないといった印象を抱かせない

Zoomミーティング中、他の参加者の話に聞き入っていると、つい無表情で動きがない状態が続いてしまうことがあります。

画面の一点を見続けている状態は、他の参加者から見ると「無表情で全く動かない」「反応がない」と映ってしまいやすいので注意が必要です。

反応があまり見られないと、本人としては真剣に話を聞いているつもりでも「関心がないのだろうか?」などと思われてしまう原因になります。対面でのミーティング以上に、他の参加者からどう映っているのかを気に掛けておくことが大切です。

対処法:適度に相づちを打つ・表情に変化をつける

Zoomは低遅延で映像の乱れも比較的少ないとはいえ、微妙な表情の変化を捉えるほど映像の精度が高いわけではありません。

そのため、わずかに頷いているだけではほとんど伝わらないことが想定されます
意識して大きめに頷いたり、適度に相づちを打ったりするなど、きちんと伝わっていることを相手に知らせる必要があります。

絶対に必要というわけではありませんが、ミーティングの中で一度は笑顔を見せる場面があると、より人柄が伝わり、ミーティングの雰囲気も和みます。

対面でのミーティングと異なり、アイドリングトークが少なくなりがちなZoomミーティングだからこそ、人柄を伝えるための工夫は重要度を増すでしょう。

Zoomミーティングでのマナー向上によって得られるメリット

Zoomミーティングでのマナーや注意点について述べてきましたが、こうしたことに留意しておくと具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。

1つ1つのマナーは些細なことですが、気を配ってミーティングに参加していくことで多くのメリットを得ることができます。とくに知っておくべきメリットとして、次の3点が挙げられます。




オンラインミーティングでも好印象を与えることができる

メリット1 オンラインミーティングでもビジネス上での好印象を与えることは可能

オンラインでのミーティングは、実際に会って話すときと比べると断片的な印象が強く残りやすい傾向があります。

先に述べた「部屋が暗く見えた」「ノイズが多かった」といった、対面で話せば何ら問題ないことであっても、オンラインで目にした映像が強く印象づけられてしまうことがあるのです。

今後、オンラインミーティングはますます一般的なものとなっていく可能性があります。

ひと昔前であれば、ビジネスミーティングといえば直接会って話すのが当たり前でしたが、企業や業界によってはすでにオンラインの比率のほうが高くなっているケースもみられます。

オンラインミーティングで好印象を与えるコツをつかんでおくことで、ビジネスパーソンとして自身を売り込んだり信頼を得たりする上で強力な武器になることはほぼ間違いありません。




ミーティング参加者に心理的な負担をかけずに済む

メリット2 マイクのミュート機能など、細かな配慮により参加者に心理的な負担をかけない

Zoomミーティングはコミュニケーションの一環ですので、他の参加者にできるだけ心理的な負担をかけないよう配慮することは非常に重要です。

参加者によって気にするポイントや気になる度合いは異なるため、どれだけ注意してもしすぎることはないはずです。

たとえば、マイクのミュート機能を使わない参加者が1名いることで、その参加者がマイクのノイズを拾うたびにメイン画面が切り替わっていたとします。

口に出さないまでも、「なぜあの人はマイクをミュートしてくれないのだろう?」「何度も画面が切り替わっているのに、気にならないのだろうか?」と内心では思っている人がいないとも限りません。

こうした小さなストレスの積み重ねが、相手に不信感を抱かせてしまう原因となることもあり得ます。ミーティング参加者に心理的な負担をかけない意味でも、マナーを大切にすることは重要な意味を持っています。




リモートワークに必須のリテラシーが備わっていることが伝わる

メリット3 リモートワークに必須のリテラシーが備わっていると相手に伝わる

今後、リモートワークがより一般的なものとして浸透すれば、Zoomミーティングもビジネスの「作法」として定着していく可能性があります。

従来から、電話や名刺交換におけるビジネスマナーは社会人としてごく基本的な作法とされてきました。これと同様に、リモートワークに必須のリテラシーも社会人としての常識として認知されていくことが予想されます

Zoomミーティングのマナーを守るという点においても、ツールを使いこなすことは重要です。

「入室の仕方が分からない」「操作方法が分からない」といったことで周りに負担をかけ続けていると、徐々に周囲からの信頼を失ってしまうこともないとは言い切れません。

リモートワークに必須とされるリテラシーが備わったビジネスパーソンとして活躍し続けるためにも、ツールの使い方や基本操作についてはマスターしておくべきでしょう。

まとめ)Zoomミーティングのマナーは参加者への配慮が最大の目的

オンラインミーティングイメージ

Zoomミーティングは一部の企業や業界を除き、ごく最近になって導入された新しい打ち合わせの形態です。

実際のところ、まだ使い方に慣れていない人や、対面でのミーティングのほうがやりやすいと感じている人もいることでしょう。

はじめからうまく使いこなすことができなくても、参加者に対してでき得る限りの配慮をしていることが伝わることは、ビジネスを円滑に進めていく上で非常に重要なポイントといえます。

今回解説してきたマナーは、どちらかといえばテクニカルな部分での対策です。

ツールの機能を理解し、使いこなすことはもちろん重要ですが、最大の目的は参加者への配慮にあるという点を忘れてはなりません。

もし見落としていたマナーがあれば、次回のZoomミーティングからさっそく実践して、気持ちよく仕事を進められる環境を築いていきましょう。




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