伝わる・信頼される報告書の書き方とは？【目的別テンプレート付き】

伝わる・信頼される報告書を作成するポイント

ビジネスシーンにおいて、報告書は「文書」として残るものであり、会社としての公式な資料となります。
紙ベースで提出する場合も、イントラ上に公開する場合も、基本的な考え方としては同じです。

適切な伝え方で報告書を作成できることは、ビジネスパーソンとして信頼を得る上で非常に重要なスキルといえます。
では、伝わる・信頼される報告書を作成するには、どのような点に注意すればいいのでしょうか。報告書を作成する際の主な注意点として、次の3点が挙げられます。

報告書の目的・ゴールを明確に

報告書を作成する前に、「誰に」「何を」伝えるための報告書であるのか、目的やゴールを明確にしておく必要があります。
たとえ業務報告書であっても、日報のように取り組んだ業務内容を羅列しただけでは報告書とはいえません。

「報告書を提出することになっているから書く」のではなく、なぜあえて報告書という形で提出するのか、本来の目的を考えることが大切です。

ある仕事に取り組んだ過程と結果を社内の全員が見届けており、明らかに共有できているのであれば報告書は必要ありません。
しかし、自分が担当した仕事の過程や結果をあらゆるポジションの人がすみずみまで把握していることは稀でしょう。

つまり、仕事において「自分が知っていること」と「周囲が知らないこと」の間にギャップが生じることになります。

報告書は、基本的にこのギャップを埋めるために作成します。別の見方をすると、このギャップを埋められないようであれば、報告書としてのゴールを達成できていないといえるでしょう。

報告書を提出する相手のニーズを考える

報告書には、提出する相手が知りたがっていることを記載する必要があります。
直属の上司に提出するのか、あるいは役員など経営陣に提出するのかによって、伝えるべき情報の粒度を変えなくてはなりません。

たとえば、商談の経緯や結果を直属の上司に伝えるための報告書であれば、商談の詳しい内容や成約する上でクリアしておくべきだった課題点、成約の決め手となった要因、あるいは成約に至らなかった原因について、できるだけ具体的に、詳しく報告したほうが好ましいはずです。

一方、役員など立場が上の方へ提出する報告書の場合、あまり事細かに書いてしまうと、相手にとって不要な情報まで記載することになりかねません。
大口の商談や重大なトラブルなど、経営層として知っておくべき事項に絞って記載する必要があるでしょう。

このように、報告書を提出する相手のニーズを考え、知りたいことに絞って記載することは、相手に対する配慮という点でも重要です。

報告書は「結論から書く」が鉄則

報告書を読む相手は、基本的に結論を早く知りたいと考えているはずです。
経緯や背景を長々と書いたのちに結論を記載してしまうと、読み手は「結局のところ、何が言いたいのだろう？」とストレスを感じながら読むことになります。

商談の報告をするのであれば、まず商談の結果を記載し、続けて結果に至った過程を記述していくのが基本です。報告書は「結論から書く」のが鉄則と捉えましょう。

構成を先に決めてから文面を書く

報告書の基本的な構成は「標題・要旨・詳細」です。まずは報告書の要旨を一言でまとめた標題を考え、報告すべき事柄の要旨を記載しましょう。

報告する内容詳細に関しては要点を2〜3点に絞り、見出しと小見出しを立ててまとめていきます。こうすることで、読み手はとくに知りたいと感じた部分を重点的に読むなど、報告書に目を通す際の負担を軽減することができるのです。

きちんと構成された報告書を作成するには、書くべき内容を整理しておき、構成をあらかじめ決めておくことが重要です。
前述の「標題・要旨・詳細」に分け、詳細部分の見出しを先に決めておきましょう。

構成を決めずに冒頭から書き始めてしまうと、重要な報告事項が後回しになったり、肝心な内容が抜けてしまったりしがちです。報告書全体の構成を先に決めてから文面を書くのは、どのような報告書であっても共通するルールと考えてください。

「所感」は書くべき？

報告書は基本的に事実ベースで記載しますが、報告書のフォーマットに「所感」欄がある場合や、「その他」などの欄が設けられている場合があります。

このとき、所感を記載するべきかどうか迷う人もいるでしょう。

所感は書いても書かなくても、どちらでも構いません。

ただし、事実とは別に自分自身の見解を記載することで読み手にとって参考になるようであれば、所感を記載したほうが伝わりやすい報告書になることがあります。

所感は「感想」ではありませんので、あくまでも業務において次の行動や具体的な改善策につながる内容に絞って記載しましょう。

良い報告書・良くない報告書の違い

伝わりやすい報告書を書くためのトレーニング方法として、人が書いた報告書を読むことが挙げられます。

良い報告書を書く人は、報告書の種類や目的を問わず優れた報告書を作成する傾向があります。
一方で、良くない報告書を作りがちな人は、報告書の種類によらずNGの書き方をしてしまうケースが多いのです。

良い報告書を参考にすることで、自分自身も良い報告書を書くための近道になります。

そこで、良い報告書と良くない報告書の条件を紹介します。
人の報告書を読む際、良い報告書なのか良くない報告書なのか、いずれに当てはまるのかを判断するヒントにしてください。

良い報告書とは？

読みやすく簡潔に書かれている

良い報告書に共通している特徴は「簡潔」であることです。

読みやすい文章といっても、特別な表現や言い回しを使う必要はありません。むしろ、平易な表現で簡潔に書かれていたほうが、読み手にとって負担感のない報告書となる確率が高いと考えられます。

読みやすく簡潔に書くには、「ホールパート法」や「PREP法」を用いて書くことが大切です。

《ホールパート法》

まず全体像（Whole）を示してから中身（Part）を説明し、最後に要約した結論（Whole）を示す手法。読み手は要点を把握しやすくなり、内容を咀嚼しながら読み進めることができる。

《PREP法》

先に結論（Point）を述べ、次いで理由（Reason）、具体例（Example）を示した上で、結論（Point）を記載する手法。論理的に伝えることができ、納得感を得やすい構成となる。

事実にもとづいて正確に記載されている

曖昧な箇所がなく、事実が整然と記述されているのは良い報告書といえます。
事実関係として掌握できている範囲においてのみ記載し、必要に応じて数値や資料を用います。参照すべき資料が多い場合は、別紙資料を参照するよう記載することで、報告書の簡潔さを損なわずにすむはずです。

別の見方をすると、報告書を作成する時点で記憶が曖昧な点があれば、きちんと事実を確認した上で報告書を記載する必要があります。
人からの伝聞や顧客との立ち話で挙がった話題は避け、裏付けを取ることのできるたしかな情報を記載することが大切です。

見やすさなど読み手への配慮が感じられる

長文が続くなど、一見して読みにくいと感じる報告書は、読み手への配慮が欠けていると言わざるを得ません。

読み手は限られた時間の中で報告書に目を通すことになるので、報告書のどこに何が書かれているのか、ひと目で分かるようにレイアウトや構成を工夫することは非常に重要です。

フォントの種類や文字の大きさを変えるのも1つの方法ですが、あまり種類が多くなるとかえって見づらくなることも考えられます。

見出し・小見出し・本文の3パターン程度に留めることで、見やすさに配慮された報告書になるでしょう。

良くない報告書とは？

曖昧・冗長な表現が使われている

「〜と思われる」「〜であろう」などの曖昧な表現や「〜と考えられなくもない」といった冗長な表現は、文章を分かりにくくします。

事実であるのか予測であるのかが判別しにくく、誤読の原因にもなりやすいため、報告書では避けるべきでしょう。また、一文に多くのことを詰め込むと意味を取りにくくなるため、一文一義を基本とします。

《良くない例と理由》

《改善後の文例》

事実と主観が混在している

報告書は事実ベースで記載するのが基本です。

報告書作成者による主観や意見が混在していると、どこまでが事実でどこからが意見なのかが分かりにくくなります。担当者の主観があたかも事実であるかのように伝わってしまうと、重大な誤解が生じる原因にもなりかねません。

個人的な見解を述べる必要があれば、所感の項目を別途設けた上で記載しましょう。

こうすることで、「ここまでの部分は事実」「これ以降は本人の見解」と読み分けることができます。報告書の提出時に口頭で伝えれば済む内容であれば、あえて報告書に記載する必要はありません。所感として報告書に残すべきかどうか、慎重に判断することが大切です。

体裁が見づらく読み手への配慮に欠ける

報告書の体裁を整えるといっても、単に見た目をきれいにすればよいわけではありません。
報告する事項のポイントが分かるよう、箇条書きを使うなどして読み手に配慮することが大切です。必要に応じて太字や下線を使い、重要な箇所を目で追いやすくするのも読み手への配慮といえるでしょう。

レイアウトが整っていない報告書は、記載すべき事項にも漏れや重複が生じやすくなります。
必要な報告事項をまとめたテンプレートを作っておくなどして、報告書を作成するたびにゼロベースで考えずに済むよう準備しておくのが得策です。

管理職の方は、部署やチーム内で共有できる報告書のテンプレートを用意しておくといいでしょう。

目的別の報告書テンプレートと記載時の注意点

ここまで、報告書作成時のポイントと、良い報告書・良くない報告書の違いについて述べてきました。では、実際に報告書を作成する際、どのような点に注意したらいいのでしょうか。

代表的な報告書の例として、業務報告書・出張報告書・クレーム報告書の3種のテンプレートを用意しました。記載時の注意点を参考に、自部署で使用する際に必要な項目を追加するなどして利用してください。

業務報告書のテンプレート例

業務報告書は、業務遂行時にその場にいなかった相手へ状況を伝えることを主な目的としています。実際に行った仕事内容を羅列するのではなく、要旨を明確にして記載するのがポイントです。

《標題》

実施した業務内容を端的な標題にまとめて記載します。

《日時》

業務を行った日付と時間を記載します。

《要旨》

実施した業務を箇条書きで記載します。とくに重要と思われる業務内容を優先的に記載しましょう。

《詳細》

要旨で挙げた業務内容ごとに、詳しい仕事内容や進捗状況、今後の見込みなどを記載します。完了・未完の区別や進捗度合いを明確に記載するのがポイントです。

《特記事項》

必要に応じて別紙の添付資料を記載したり、所感を記載したりするための欄として使用します。
重要なクレームやトラブルが発生した際は、別途クレーム報告書やトラブル報告書などを記載したほうが望ましいでしょう。

出張報告書のテンプレート例

出張報告書は、出張先での行動とその成果を報告するための重要な文書です。

会社の経費を使って出張しているわけですから、出張を通じてどのような成果が得られたのかを具体的に報告しましょう。

また、出張中に入手した有益な情報があれば、本来の出張目的とは異なることであっても記載しておくと後に役立つ場合があります。

《標題》

「株式会社〇〇への出張報告」など、報告書全体の主旨を記載します。

《出張期間》

いつからいつまで出張していたのかを明記します。会社から出張先へ向かった場合や、出張帰りに会社に立ち寄った場合は、その旨が分かるように記載しましょう。

《出張先》

報告書の読み手にとって未知の訪問先という可能性もあるため、訪問先や所在地を詳しく記載します。

《面会者》

訪問先で具体的に誰と面会したのか、会った人物を漏れなく記載しましょう。名刺交換をした場合は、受け取った名刺を確認しながら記載すると確実です。

《出張目的》

何を目的とした出張だったのかを明記します。目的が複数あった場合は箇条書きにするなど、見やすさに配慮することが大切です。

《報告事項》

面会した相手と話した内容や、決定した事項、今後の検討事項について記載します。
報告書を読むのが自部署の従業員なのか、他部署も含めた従業員なのかによって、何をどこまで記載するべきか粒度を検討しましょう。

《特記事項》

所感や出張中に得た情報など、報告事項に書き切れなかったことを記載しましょう。自分の担当業務に直接関係のないことであっても、他の担当者や他部署が知っておくべきことがあれば記載しておいたほうが得策です。

クレーム報告書のテンプレート例

クレーム報告書には2つの意義があります。
1つはクレームの事実を記録しておくことであり、もう1つは今後の対応策を検討するための材料にすることです。

クレームには顧客の潜在的な要望や改善のヒントといった重要な情報が含まれていることがあります。
事務処理の1つとして片付けるのではなく、再発防止策を提案するつもりで報告書を作成しましょう。

《概要》

クレームの内容と発生時の状況を端的に記載します。

《顧客名》

クレームのあった顧客名を正確に記載します。事後にお詫びをする際の参考資料として使用されることも考えられますので、失礼を重ねることのないよう略称ではなく正式名称を記載しましょう。

《対応者》

自分以外にもクレームに対応した人がいれば、関係者を漏れなく記載しましょう。

《状況》

いつ何に対してどのようなクレームがあったのか、状況を簡潔に記載します。

《クレーム内容》

クレームを入れた顧客の主張を記載します。単に顧客側の思い違いによるクレームを受けることもあるはずですが、ここでは事実をありのままに記載し、対応者の考えや見解には触れないことが大切です。

《対応方法》

対応者がクレームに対してどのように回答し、対処したのかを記載します。
相手はその場で納得したのか、あるいは何らかの対処をしてほしいと要望しているのかなど、対応した結果も含めて伝えましょう。

クレームの原因が自分自身や自部署のミスによるものだった場合も、言い訳をせずありのままを記載する必要があります。

《今後の対策》

今回のクレームに対する個別の対応と、再発防止のための方策の両面から記載します。

同様のケースが発生しないよう対処するのが理想ですが、抜本的な対策を講じることが困難な場合は、次に同様のクレームが発生した際に今回の対処方法を参考にしてもらうつもりで記載しましょう。

報告書を書き終わったらチェックすべき点とは？

報告書をひと通り書き終えたら、そのまま提出するのではなくよく見直すことが大切です。

報告書に誤りがあると、ささいな間違いであっても報告書全体の信憑性が疑われてしまいます。自分自身が書いた報告書に疑いの目を向けるのは簡単なことではありませんが、次の観点で見ていくことでより客観的なチェックができるはずです。

報告書の目的が達成されているか？

報告書の目的に立ち返り、そもそも目的が達成された報告書になっているかを改めて確認しましょう。

個人的な見解にもとづく記述が混ざっていないか、業務報告書というよりただの日報になっていないか、といった厳しい目でチェックすることが大切です。

報告書を読む相手についても再度確認し、相手のニーズに合った書き方になっているかもチェックしましょう。

役員など上層部の役職者が読むには些末なことを書きすぎていないか、あるいは直属の上司が現場の状況を知る上で抜け落ちてはいけない事項が漏れていないか、といった目で読み返していきます。

追加や削除が必要になった場合は該当する箇所だけを直すのではなく、文脈や文の流れが不自然になっていないか前後を含めて読み返すことも大切です。

見出しや書体、レイアウトは見やすいか？

報告書を作成した本人は、記載された内容をすでに把握しています。

では、報告書を初めて見る人の立場になったとき、何がどこに書かれているのかひと目で分かるように記載されているでしょうか。
もしひと目で分かるとは言いがたいようなら、見出しや書体、レイアウトを改めて整える必要があります。

報告すべき事項が多くなると、文章量そのものが多くなりがちです。
もし全体として文章が長めになったと感じたら、主旨を箇条書きにするなどして把握しやすいように工夫しましょう。

報告書はA4サイズの用紙で1枚に収めるのが原則です。2枚以上にわたっているようなら、優先度の低い報告事項を削るなど全体の構成を再考する必要があります。

誤字脱字はないか？

報告書に誤字脱字や変換ミスがあると、報告書全体の信憑性が疑われてしまうことがあります。

作成した報告書を注意深く読み返し、必要に応じて校正ソフトなどを利用して、誤りがないか徹底的にチェックしましょう。

「仕様」と「使用」、「移動」と「異動」など、同音異義語はとくに誤変換が起こりやすいため注意が必要です。

PCで報告書を作成した場合は、いちどプリントアウトしてチェックすると視点が変わり、誤字脱字や誤変換に気づけることがあります。

誤りのない報告書を提出することは、ビジネスパーソンとして信頼を得る上で非常に重要なことです。ふだん誤変換が少ない人であっても、報告書の場合はとくに念入りにチェックしておくことをおすすめします。

まとめ）報告書の作成スキルを高めて信頼を獲得しよう

一般的に、質の高い報告書を作成するビジネスパーソンは仕事ができるといわれています。

自分自身の頭の中を整理できているだけでなく、読む人にとって伝わりやすい言葉や表現を選び、相手に配慮した体裁を選択できることが一目瞭然だからです。

逆に、報告書の作成に対して苦手意識を持ったままでいるのは、ビジネスに携わる上で非常にもったいないことともいえるでしょう。

要点がよく分かる、伝わる報告書を作成するための要点をつかみ、部下に対して報告書作成のための的確な指導ができるようになれば、管理職としてより高い信頼を獲得することにもつながります。

ぜひ今回紹介したポイントや注意点を押さえて、報告書の作成スキルを高めてください。