文章を書く・考えるのが苦手…という方向けの、文章力向上の3つのポイント

[最終更新日]2019/12/03

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「文章を考えるの苦手……」という方におすすめの
文章力向上の3つのポイント

ビジネスシーンでの文章は、立場の異なる相手に対するマナーや独特の言い回しなどが多く、苦手に感じている方も多いのではないでしょうか?

日常では使用しないような表現を使いつつ、相手にわかりやすいよう簡潔に文章を書くことは、簡単なことではありません。

しかしビジネスにおける文章は取引先への依頼や契約、また何かあった際の証拠となる等とても重要な役割であり、仕事をする上で文章を書くことは避けては通れません。

そこで今回は文章を書くことが苦手な方でも、上手くビジネス文章を書くことができるポイントをご紹介します。



Index

目次

文章力の「ある」「なし」は仕事にどう影響する?

ビジネスにおいて文章は不可欠な存在です。編集者や作家のように直接文章と関わる職業でなくても、仕事において日々のメールや依頼文、契約書など様々な文章を書く機会があるでしょう。

「文章力がなくても口頭で伝われば問題ない」という意見はビジネスで通用しません。それでは文章力はどのように仕事に影響を与えるのでしょうか?以下でご紹介します。




ビジネスの場で大切なのは「面白い文章」ではなく「分かりやすい文章」

みなさまは「文章力」と聞くとどのような力をイメージされますか?人気作家が読者を感動させたり勇気づけたりするような、魅力あるストーリーを表現する力を思い浮かべる方もいらっしゃると思います。

そして作家と自分を比較すると、自分の文章力のなさに落ち込んでしまいますよね。

しかしビジネスで求められる文章はそのような「文才」ではありません。

文才はある程度才能を必要としますが、文章力はポイントをつかむことで向上させることができます。
ビジネスで必要とされる文章は、面白い起承転結ではありません。ビジネス文章を書くポイントは以下の3つです。

正しい情報わかりやすさ相手への敬意
  • 正しい情報
  • わかりやすさ
  • 相手への敬意

まずは正しい情報を記載することから始まり、3つ全てを兼ね備えることができればビジネス文章を書く力としては十分です。

文章力と才能が必要とされる等難しそうなイメージがありますが、紐解いてみると文章力とは至ってシンプルな構成です。




文章力と仕事の関係性

冒頭でもご紹介した通り、文章はビジネスにおいて必須となるものです。もちろん口頭でのコミュニケーションも重要ではありますが、文章にすることで以下のメリットがあります。

場所や時間の制約なくやりとりできる記録として残すことができる


場所・時間を共有していなくてもやり取りできる

例えば会議なら集まる、電話なら後でかけ直すという作業が発生しますが、メールなら自分が伝えたいことを相手にその場で送ることが可能であり、また相手も都合の良い時に確認することができます。

このように上手く文章を利用できれば効率化を図ることができます。



記録として残すことができる

口頭の場合両者の記憶が頼りとなるのでしばしば「言った・言わない」の論争になることもありますが、文章ならどのように伝えたのか明確に残るので、口頭よりも信用性の高い情報となります。

効率と信用はビジネスにおいて非常に重要なので、文章力は仕事のクオリティ、ひいては昇進などにも大きく影響すると言えるでしょう。

書くのが苦手な人の文章の特徴

一文が長い内容が整理されていない読み手を意識していない

ビジネスにおける文章のポイントは非常にシンプルであるとご紹介しましたが、実際に書いてみると難しいことがほとんどです。

特に書くことが苦手と感じている方は、無意識のうちにいつも同じ失敗を繰り返している可能性があります。

また苦手意識はなくても相手に文章が上手く伝わらないと感じている方も、同様の特徴が見られる場合もあります。相手に上手く伝わりにくい文章の特徴は以下の通りです。




その1 一文が長い

情報量を詰め込もうとするあまり、一文が長くなってはいないでしょうか?個人的な手紙などでは一文を長くして思いの強さを伝える意図もあるかもしれませんが、ビジネスでは「簡潔」が基本です。

その際にポイントとなるのが、一文に情報を詰め込みすぎないことです。例えば以下の文章を見てみましょう。

「当初開催日時~月~日を予定しておりました〇〇会議について、〇〇様のご都合が合わなくなってしまい、再度日時を変更することとなりましたが、当初予定していた〇〇室が△月は予約で埋まっているため、別の△△室を使用することとなりました。」

読みにくいと感じられた方がほとんどではないでしょうか?接続詞を使用すれば文章を一文で書くことは可能ですが、読み手は情報を整理する作業が発生するため、伝えたい情報が漏れてしまう、または理解する速度が落ち効率が悪くなってしまいます。

一文は短く簡潔に書くことを心がけましょう。




その2 内容が整理されていない

読み手が理解しづらい文章は、文章の内容が整理されていない傾向にあります。文章の内容を整理するポイントは以下の2点です。



自分の伝えたい内容をはっきりさせる

「困っていますと書けばこちらが依頼しているのだと察してくれるだろう」等、婉曲的な言い回しをするのはNGです。

自分が依頼する場合は標題に「~~依頼の件」と書くなど、自分の伝えたい内容をはっきりと書きましょう。また状況報告であれば状況を書く場所と考察を書く場所を分けるなど、内容を曖昧にしないことが重要です。



文章の構成を工夫する

文章は最後まで集中して読んでもらえるとは限りません。結論、つまり最も伝えたいことは最初に書くようにしましょう。

また全て文にするのではなく箇条書きや表なども上手く活用するのもおすすめです。理想的な文章なら、内容を読まなくてもどこに重要な内容が書いているのかが一目見て把握することができます。




その3 読み手のことを意識していない

自分では読み手を意識しているつもりでも、自分の主観を外して考えるのは難しいことです。そこで「読み手を意識する」具体的な書き方のポイントをご紹介します。



相手の知識に合わせる

文章内で自分が使用した単語は全て一般的なものでしょうか?略語や「田中さん」など所属・役職なしの氏名は、相手によっては理解できない可能性があります。

また相手が新卒または子供である場合は、よりわかりやすい表現を使用することが必要です。



具体的に書く

例えば、デザイナーの提出してきたデザイン画が、想定していたより小さく(短く)描かれていたとき、そして修正の依頼をメールで伝えなくてはいけないとき、みなさんでしたらどうメール文に書くでしょうか。

「もう少し長くしてほしいです」等はNGです。長い・短いなどは主観が強いので、できるだけ具体的な数値を伝えましょう。



フォーマットを意識する

見出しや箇条書きでまとめる、改行の位置や、文章が長く続く場合は空白行を入れる等、フォーマット(体裁)を意識するだけで文章は格段に読みやすくなるものです。

その他、相手が携帯でメールを確認することを想定するなら、文は20文字程度で改行すると携帯の画面で見やすくなります。

また社内文書であれば標題や日付の位置を規定と合わせる等のフォーマットも意識しましょう。

「文章を書くのが苦手…」を克服するための3つのポイント

ビジネスにおける「文章力」は、研鑽すればするほど伸びるスキルです。ある程度数をこなすことや、「①正しい情報」「②わかりやすさ」「③相手への敬意」という3ステップを意識することも重要とお伝えしました。

更に、以下の3つのポイントも併せて意識すると、文章力のスキルアップは更に早めることができるでしょう。

文章の「型」を作っておく書くことと同様に「よく読む」書き出す前に内容を確認してもらう
  • 「企画書」「ビジネス文書」などの型をつくる
  • 「読解力」がないと「文章力」も上がらない
  • 書き始める前に、内容について誰かに聞いてもらう

それでは、各ポイントについて、詳しく解説していきましょう。




「企画書」「ビジネス文書」などの型をつくる

ビジネスにおける文書は簡潔と効率を徹底するものなので、自分の情緒を表現することはほぼありません。

したがって書き方が機械的になり、毎回のパターンが決まってくる傾向にあります。例えば例年発行しているイベントの案内文であれば、昨年使用した案内文の日時や場所などを修正すれば出来上がるといったこともよくあります。

メールの文章も最初は書き方を注意されるかもしれませんが、先輩に見てもらって完璧になった文章の始め方と終わり方を「型」として保存しておけば他のメール文でも応用することができます。

もちろん以前使用していた型を改善したほうが良い場合もありますが、こうした正しい型を場面ごとで使い分けると、文章におけるミスはぐんと減ります

また構成を考える作業がなくなるので、時間をかけず文章を作成することにも繋がります。他の場面でも使えそうなフォーマットや表現、構成はまとめておきましょう。




「読解力」がないと「文章力」も上がらない

文章を書くことが苦手な方におすすめしたいのが、文章を自分で書くことと同じくらい、文章を「読む」ことです。

作家のように文才にあふれた人、とはいかない人が文章を書くことは、1から自分で表現方法や構成を考えるというよりも、自分の中にインプットしたお手本となるような文章を適切にアウトプットするようなイメージです。

したがって様々な文章を読むことは自分の糧となります。

ただし漫然と読んでいてはいけません。文章を読んだ時に、「ここは重要な部分」「誤解を招くことを防ぐためにこの書き方がされている」など、文章を読解することを意識して読みましょう。

うまく読解できない場合は、その文章があまり良くない、もしくは自分の文章力が弱い可能性があります。繰り返すうちに文章の構成をつかむのが速くなり、読解力とともに文章力も向上するでしょう。




書き始める前に、内容について誰かに聞いてもらう

書き始める前に内容を誰かに聞いてもらうことは、良い文章を書くことに効果的です。

なぜなら自分の頭にあることを口に出すことで、自分の伝えたい内容が明確になるからです。まず文章にする前に、誰でも良いので「今〇〇を△△さんに依頼しようと思っている、理由は納期が~~」など、文章にしたいことを話してみましょう。

声に出してみることで、「状況報告したいと思っていたけれど、実は自分は依頼したかったのか」等、自分の伝えたいことがはっきりするでしょう。

その際に「納期は具体的にいつ?」「△△さんでないといけない理由は何?」など質問される場合もあると思われます。

この質問される内容は、自分は重要と思っていなかったけれども周りにとっては知りたい情報です。メモする等して、文章として書くときには漏れないようにしましょう。

私が文章を書くときに心がけていること

私自身まだまだ文章力は未熟ではありますが、会社やカウンセリング、こうしたwebライティングなど、様々な種類の文章を書く機会がありました。こうした機会の中で、文章を書く際に私が心がけていることをご紹介します。

仕事でつくる文書には私情を挟まない相手をねぎらう言葉を入れる



会社文書には私情が反映されないようにする

仕事に関して文章を書く際は、基本的に自分の思いが入らないように気を付けています。

やはり仕事をしていると私情を挟んではいけないとは思いつつも、仕事に対して様々な感情を抱いてしまいます。

しかしこの思いが少しでも文章に反映されてしまうと、あたかも他の人もそう思っているかのように受け取られてしまったり、事実と考察が混ざってしまったりと、正確な文章が書けなくなってしまいます。

したがって会社文書ではできるだけニュートラルな表現をするようにしています。




相手を労う言葉を入れる

先ほどの私情とは反対に思えるかもしれませんが、特にメールを返信する際には相手に寄り添う文を入れるようにしています

例えばこちらが依頼していた資料を提出して下さった際には「〇〇にてお忙しい中、ご対応頂きありがとうございます。大変丁寧な資料で助かります。」等、少し添えられているだけで、相手の印象はかなり違うのではないでしょうか?

「型」を使用しながらも、こうした一言を添えることで、お互いが気持ちよく仕事できるように意識しています。

まとめ)文章力は「守破離」

「守破離」とは修行の段階を示した言葉です。

まずは師の教えを守り身に着ける「守」、他の教えについても学び良いものを取り入れる「破」、今までの教えを総合した上で独自の良い物を生み出す「離」を合わせて「守破離」と呼びます。

文章力も守破離のプロセスと同様で、まずは正しい文章の書き方を先輩や上司に教わりましょう。その後様々な文章をインプットし、より良くなるように自分なりのアレンジを加えるといったステップです。

文章力は一朝一夕に身につきませんが、必ずスキルアップすることができる力です。焦らず「守破離」の順番を守ることが、文章力向上の一番の近道です。




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