チーム・部署で「コスト削減」を命じられたら、まず何から取り組むべき?コストダウンを成功するポイント5つ!

[最終更新日]2019/04/16

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企業では利益アップのために、社内にコスト削減の指示を出すことがあります。

管理職ともなれば、会社に与えられるコスト削減の目標を達成するために、何らかの取り組みを始めなければならないでしょう。

とはいえ、コスト削減の意味を取り違えている管理職も少なくないようです。
そこで今回は、コスト削減の意義や具体的な削減策、成功するためのポイントについてお話しします。

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目次

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コスト削減・コストダウンの本来の「意義」とは?

コストとは、企業が事業活動を行ううえでかかる経費のことです。

売上がどんなに高くてもコストがかかれば利益は減りますし、売上額自体が低くてもコストがかからなければ利益率はアップします。
つまりコスト削減とは、無駄な経費を抑えることで企業に利益をもたらす手段でもあるのです。

ですがコスト削減と聞くと、「窮屈だ」「ケチケチしている」と感じる人がいるのも事実です。

しかし、そうした印象を持つことこそ、コスト削減の意義を取り違えている可能性が高いといえます。
そこで、コスト削減が経費節約以外に持つ意義について、説明します。

コスト削減は、「業務効率化」に繋がる

企業がコスト削減を行う意義は、いくつかあります。例えば、

  • 費用・時間の削減に伴い、新たな投資や業務効率化ができるようになる
  • クライアントの値引き要求に対応できるようになる
  • 業務の整理や統合を行うチャンスになる

などが挙げられます。
管理職・マネージャーの方がコスト削減を行う場合には、経費の見直しをかけるあたり、業務プロセスにも着目することになります。

複数の人間が重複した業務を行う、あるいは他部門にも同種の作業があると、そこにかかっている人件費には無駄が出ます。
重複している業務を洗い出しシステム化や担当を見直すことで、無駄なプロセスを省けば、不採算部門を減らすことにもつながるのです。

また汎用性のある業務についてはマニュアル化を進めれば、先輩社員は後輩を育成する時間を短縮できます。

さらにすべての業務を社員で行うのではなく、アウトソーシングすることで残業や休日出勤にかかる経費を減らせるケースもあります。

コスト削減をきっかけに、業務効率化をはかることもできるのです。

コスト削減・コストダウンの具体的な「対象」は

コストを削減する方法は、いろいろあります。
そして実践して成果をあげるためには、対象を明確にすることも大事です。

企業が利益という成果をあげるためには、コストを有効に使うという意識も必要といえます。

ただし、かかるコストが適正であるかどうかも、同時に見分けなければなりません。
業務に不可欠な3つのコストは以下の通りです。

  • オフィスコスト(備品・消耗品等)
  • エネルギーコスト(光熱費等)
  • オペレーションコスト(時間コスト)

それぞれ、順を追って見ていきましょう。

オフィスコスト(備品・消耗品等)

オフィスコストとは、業務で使う備品や消耗品のことです。

具体的にはオフィスの家賃や通信費、OA機器のリース代、郵送・宅配費、コピー代、紙代、事務用品代などにあたります。

オフィスコストの削減には、いくつかの方法があります。

  • 設置している電話やFAXの台数が適正かどうかをチェックし、必要に応じて減らす
  • 電話やインターネット回線のプランを安いものに切り替える
  • 会議資料やマニュアルをデータ化し、ペーパーレス化を進める
  • クライアントの値引き要求に合わせて、仕入れ先との金額交渉を行う
  • 資料送付の際に郵送や宅配ではなく、データ便で認証をかけて送る
  • OA機器や営業車は、自社購入ではなくリースを活用する
  • コピー機のカウンター料金を見直す
  • コピー機のトナーをリサイクルトナーに変える
  • インターネットFAXを利用する

などです。
オフィスコストを削減することは、職場環境を最適化することにもつながります。

エネルギーコスト(光熱費等)

エネルギーコストとは、オフィスでかかっている電気やガス、水道といった水道光熱費、暖房費、社用車で使うガソリン代などです。

日ごろ意識している人は少ないと思いますが、照明やパソコン使用、オフィスの冷暖房にかかる費用は少なくありません。

環境問題に取り組むうえでも、エネルギーコストの削減は重要です。
エネルギーコスト削減のための方法は、以下の通りです。

  • オフィスで使っていない部屋の照明やエアコンの電源をオフにする
  • 社内で使用していないOA機器のコンセントを抜く
  • 電力会社との契約やプランを見直す
  • コストの安い新電力への切り替えを検討する
  • 使用電力を見える化し、コスト削減意識を高める
  • 節電機器を導入する
  • ガス・水道料金についてもプランを見直す
  • 照明をLEDに切り替える
  • 冷暖房の設定温度を見直す

などです。
日々の積み重ねによって、コスト削減が実現できます。

オペレーションコスト(時間コスト)

オペレーションコストには、人件費や物流費が含まれます。これは時間コストとも呼ばれるものです。

グローバル化やニーズの多様性が急速に進む現代、エンドユーザーのニーズに応える製品やサービスをつくるために、業務オペレーションを急速に構築した結果、人件費にロスが出るケースが増えているようです。
そうしたオペレーションコストを削減する方法には、以下のものがあげられます。

  • インターネット回線を利用した会議システムを導入し、交通費と移動の時間ロスを削減する
  • クラウドのワークフローシステムなどを導入して電子承認を行うことで、印刷費と時間、効率を削減する
  • チャットシステムを使い、情報共有やコミュニケーションをはかる

などです。
現在ではIT化やRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の導入により、業務改善並びに大幅なコスト削減につながるケースも多いです。

コストダウン・コスト削減を実施・成功していくためのポイント5点

管理職が所属部署のコスト削減を実施・成功させるにあたり、部下の協力を仰ぐ必要があります。

組織全体で目標達成するためにも、コスト削減に対する意識改革を行い、計画を立案したうえで進めていくプロセスが不可欠です。

また、プロセスを実践するにあたって、覚えておきたい注意点もあるので、管理職はきちんと把握しておきましょう。
コスト削減を実施・成功するためのポイントは、以下の5つです。

  • コストダウン・コスト削減の背景・目的を明確にする
  • 目標を設定する(数値化)
  • プロジェクト推進チームを形成する
  • 行動を「継続」していくための仕組みを創る
  • 社員・顧客を大切にすること(優先順位を履き違えない)

それぞれ、順を追って見ていきましょう。

コストダウン・コスト削減の背景・目的を明確にする

管理職が担当部署のコスト削減を進めるうえで真っ先にすべきことは、部下にその背景と目的を伝えることです。

会社がコスト削減を行う背景には、業績の悪化や組織の統廃合などいろいろな理由があります。

それをきちんと説明したうえで、コスト削減によって会社の利益アップと共に業務の効率化を進めるという目的を明確にしましょう。

会社の利益を増やすことで、部下の給料や賞与にも好影響が及ぶことがわかれば、自分事として取り組んでくれるようになるはずです。

特にコスト削減に伴い、重複業務を整理・統合・排除し、一本化していくことは、部下にもメリットとなります。

管理職・マネージャーの方がコスト削減を部署・チーム内で実施する際は、それらの点を意識して、部下に説明するようにしましょう。

目標を設定する(数値化)

コスト削減では、しっかりとした行動計画をたてることが重要です。

コスト削減の方法をリストアップしたうえで優先順位をつけ、誰がどんな役割を担い、どのようなルールで運用していくかを明確にします。
そのうえで、コスト削減目標を設定し、部署内に周知するのです。

そして目標を設定するからには、それが評価できるように期日や達成率など、数値化できるものを用意します。

さらに定期的に目標の達成率を検証し、部署内で共有すると共に、そこから次の課題を見つけます。
それをくり返す中で、部署内でのコスト削減意識がより深く定着していくはずです。

プロジェクト推進チームを形成する

企業でのコスト削減は、社員一人ひとりが前向きに取り組むべきものです。

部署ごとに管理職が筆頭になって取り組むことになりますが、経営陣の思惑通り上意下達になるかというと、そうはならないのが現実です。

そして、部署に熱心に取り組む部下が一人いたとしても、それだけで部署全体が同じ方向を向くわけでもありません。
そこで部署内のコスト削減に対する意識を高めるためにも、まずは少数精鋭のプロジェクト推進チームをつくることをおすすめします。

まず部署内のプロジェクトチームで、コスト削減の方法と具体案を話し合い、役割分担を明確にします。

プロジェクトチームが指導役となり、コスト削減の具体案を進めていきます。
その際、社員がモチベーションを保てるよう、評価や声がけを意識して行うのもよいでしょう。

行動を「継続」していくための「仕組み」を創る

人間は意思だけでは、それまで意識していなかった行動を習慣化することはできません。

職場におけるコスト削減は継続的に行わなければ意味がないので、会社全体で続けられるよう仕組みをつくることも大切です。

部署ごとにコスト削減を進めた結果、他部門の不利益につながることもあります。
そこで部署だけでなく会社全体としてコスト削減ができるよう、仕組みづくりを行います。

会社の利益アップのために全社員にコスト削減の方針を周知徹底したうえで、その中心的な役割を担うプロジェクトチームを発足させ、行動計画を明示し、行動を促します。

さらにそれを評価した結果、部署や社員にどう還元するかもきちんと説明します。

コスト削減に取り組んでも、社員の利益低下にはならないことをしっかり伝えたうえで、運用ルールを周知徹底しましょう。

社員・顧客を大切にすること(優先順位を履き違えない)

コスト削減を行うために、突然業務のプロセスやシステムを変えてしまう会社も少なくありません。

しかし、新しいプロセスやシステムを導入することで、部下に負荷がかかったり、業務効率が落ちるリスクもあるのです。

また、大幅なコスト削減のために製品やサービスの質が落ちれば、それはクライアントやエンドユーザーの満足度が下がる可能性も否定できません。

民間企業は利益追求するための組織体ですし、コスト削減は大事な取り組みです。
しかし仕事をするうえで最も大切にすべきことは、社員やクライアント、エンドユーザーを守ることです。

コスト削減を進める際には、こうした優先順位をしっかり持ったうえで進めていくことが望まれます。

コスト削減はその「目的」を共有し、継続していくための意識と仕組みを創出していこう

今回は、コスト削減の意義や具体的な削減策、成功するためのポイントについてお話ししました。
この記事をまとめると

  • コスト削減には経費節減だけでなく、業務効率をあげるという意義がある
  • コスト削減の対象によって取り組むべき具体策は違う
  • コスト削減を成功させるためには5つのポイントがある

の3つです。
ここでは企業のどの部署でも取り組めるコスト低減方法について紹介しましたが、「営業活動」「会議運営」など、もっと細分化した具体案もたくさんあります。つまり、大規模なコスト削減キャンペーンが実施されるような時だけではなく、日常の業務においても、コスト削減は実践していける、ということですね。

この記事を管理職が担当部署のコスト低減について考え、実践するきっかけにしてくれたら幸いです。

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