「タスク管理がうまく出来ない…」という方におすすめの、用途・シーン別タスク管理ツール4選！

タスク管理ツールは一人で使うよりチームで使うことに意味がある

タスク管理には、いろいろな方法があります。
たとえば、あなたの周りにはモニターの縁に「やること」を書いた付箋を貼っている方などいませんか？
あれもタスク管理の一つの方法ですよね、このように個人のタスク管理であれば高度なツールは必要ない場合もあります。

では、なぜタスク管理ツールを利用するのでしょうか？

それは、チームでのタスク管理を簡単にするためです。
チームでタスク管理をするメリットは次のことが考えられます。

「それなら、Excelでも良いのではないか？」と思った人もいらっしゃるでしょう。

たしかに、Excelもタスク管理に使われることもよくあります。

ですが、Excelをタスク管理ツールとして便利に使いこなすためには、表計算や関数の知識だけでなく、複数人で利用する際の共有方法など、考えなければいけない点はいくつもありますし、技術レベルも相応に求められます。
あなたがExcelマスターであれば問題ありませんが、もしそうでないとしたら、タスク管理ツールを用意するためだけにExcelの技術を勉強するというのも難しいでしょう。

そこで、今回紹介するのは、実際に筆者が活用した、以下4点のタスク管理ツールです。

これらタスク管理ツールは、個人のタスク管理にも有効ですが、タスク管理を「チームで行う」予定の人たちに特におすすめです。
どんな点がおすすめなのか、次章からそれぞれのサービスについて、実際の活用例などもあわせて詳しくお伝えしていきます。

カレンダー形式で管理したい人は、Googleカレンダー

Googleが提供するカレンダー共有アプリです。
複数人でカレンダーを共有することによって、共有した人たち同士でスケジュールを確認することができます。
Android端末ではGoogleカレンダーは標準搭載されていたり、そのほかGoogleカレンダーはの他社サービスと連携されて利用されることも多いため、利用したことのある人はとても多いでしょう。

Googleカレンダーはタスク管理としても利用することができ、会社全体やチーム、取引先など、特定のグループ内で共有設定を行えます。

今回はそんなgoogleカレンダーでのタスク管理方法をご紹介します。

Googleカレンダーでのおすすめタスク管理法

カレンダースケジュールアプリであるGoogleカレンダーでは、「時間割にしたタスク管理方法」でメンバー同士の予定や業務内容を共有することができます。
特に、ある程度作業にかかる時間がわかる業務に関して、Googleカレンダーでタスク管理すると、チーム全体の稼働状況やメンバー負荷を共有しやすくなるでしょう。

例えば、以下のカレンダーの赤色の枠で表示されているメンバーのタスク状況を見てみましょう。

月～水曜日はややぎっしりと常に業務がスケジュールされていますが、週末は少し余裕ができそうです。
仮に作業が遅れてもリカバリーできる余力はありそうですね。

では、他のメンバーのタスク状況も確認してみましょう。
Googleカレンダーでは、共有したメンバーのカレンダーであればチェック項目のオンオフで表示を切り替えることができます。

青色のメンバーは全体的に負荷が高めですが、やはり週の後半に余力はあけてあるようです。
黄色のメンバーのスケジュールはまばらに入っていますが、タスクの内容が打合せがメインのようですね。
前後に余裕を入れている事にも納得がいきます。

このように、スケジュールとタスク内容を同時に共有して管理することができます。

ここでのポイントは、すべての担当タスクを必ずスケジュール通りにカレンダーに登録することです。

筆者が行っていた方法は、週末の終礼までに翌週のスケジュールを登録し、翌週明けにチームで共有相談するという方法でした。
この時、スケジュールの段階で勤務時間を越えてしまうような負荷がかかっているのであれば、チーム全体で共有されるので、その業務を分担することや、次の週に回すことなどの対応が取れるようになります。
また、急ぎの業務や優先順位の高い業務なども確認できるため、入れ替えても問題のない業務とスケジュールを入れ替えることで素早く対応できます。
先のスケジュールまで入れておくと、余力があるときに先取りしてそのタスクを行えるので、さらに効率が良いですね。

スケジュール管理も、タスク管理の一つです。
だれが、何を、いつするのか、スケジュールで共有するだけで、チーム全体のタスクが目に見えて管理しやすくなります。

看板や付箋のように管理したい人は、Trello

Trelloは、なんでも視覚的に整理できるをコンセプトにした柔軟なプロジェクト管理ツールです。
そして何より基本無料でほぼすべての機能が使えることがメリットです。

視覚的な整理はタスクを付箋のようにして取ったり貼りつけたりできるイメージになります（Trelloではカードと呼んでいます）。
これをカテゴリーや進捗状況などのグループ（Trelloではリストと呼んでいます）にわけて、状況に合わせて自由に動かすことができます。

元々がプロジェクトタスクの管理ツールなので、プロジェクト単位ではもちろん、チーム全体のミッションや社内行事の管理、プライベートでの課題共有など使い方は様々に考えられるでしょう。
またchromeブラウザとは親和性が高く、無料の拡張機能が多く用意されているのが特徴でもあります。

Trelloでのおすすめタスク管理法

Trelloにアカウント作成をすると最初のチュートリアルで「進捗段階」ごとにリストをつくって管理する方法を学べます。
いろいろな管理方法を試しましたが、筆者はTrelloではこの使い方がどんな業務でも一番使い勝手の良い方法だと感じました。

基本的に作るリストは3種類です。

業種によっては、他に「pending（保留）」「preview（提出済）」なども考えられますが、基本的に上記の3つで大丈夫でした。

では実際の利用シーンはどのような感じになるのか、とある営業チームをモデルとして、カードとリストを作成しましたので、次の画像を参考にしながらイメージしてみましょう。

最初に「task（タスク）リスト」にそれぞれの業務ごとにカードとして登録します。
まずはその進捗段階で、担当と大まかな業務内容の整理、そして期限を決めます。
画像画面では3つのカードが登録されていますね、このうち「G社案件」とあるカードは進捗を進められそうです。

カードが完成したら、それぞれの担当ごとの「todo（着手中）リスト」に移動します、担当ごとにtodoリストを作成するのは、一覧で見たときにメンバーごとの仕事の負荷を判断しやすくできるからです。
この進捗段階では実作業に入っています、カード内でコメントのやり取りやファイルのやり取りなどしつつ、作業を進めます。
画像画面ではAさんのタスクの負荷が高くなっているので、新しいタスクはMさんに担当してもらう方が良いかもしれません。

業務タスクが完了したらカードを「done（完了）リスト」に移動します。
引継ぎ資料など事後作業が完了したらカードをアーカイブもしくは削除します。
画像画面では「E社案件」カードが残ってます、残作業があるかもしれないので確認しましょう。

このようにTrelloでは進捗段階ごとに、どんなタスクが残っているのかが視覚的にわかりやすいです。
また、業務タスクはカードごとに独立しており、カード内ですべてのコメントやファイルのやり取りができるので、他の業務と混線することがありません。

タスクはリストのように管理したい人は、Todoist

Todoistはタスクをリストや箇条書きのような感覚で管理できるタスク管理ツールです。

Todo（やること）をlist（リスト）のように書いて、それをそれぞれのメンバーや締め切りに振り分けていくだけで、チームのタスクを簡単に整理できます。
とにかくtodoに重点をおいているため、やることのリストアップをしやすく、そしてそのリストを優先度やプロジェクトごとに管理しやすいように、操作画面の設計がされています。
手軽に、メモや箇条書きの感覚でタスク管理を始めたい方にもピッタリなツールです。

ただし、todoist無料版では機能の制限が厳しく、コメント機能やタグ機能などが利用することができません。
本格的にチームで使う際は有料拡張版の導入も検討された方が良いかもしれません。

Todoistでのおすすめタスク管理法

todoistには他のタスク管理ツールにはない優れた機能があります。

それは「すべてのタスクを横断して優先度レベルで表示できる」機能です、この機能はありそうでない機能で、この機能があるからtodoistを利用している方もいる―、とのウワサです。
実際使ってみると、そのウワサも本当かと思うぐらい、便利な機能ではあります。

では、優先度レベルでタスクを表示している画面を見てみましょう。

上図にて赤い点線で囲まれたメニューで優先度レベルを選択すると、全てのタスクをプロジェクトにこだわらず選択した「優先度レベル」のタスクを表示します。
画像では優先度1であるタスクの集まりなのに、担当メンバーが決まっていないタスクがあることが確認できました、すぐに担当を決めて着手する必要があります。

では、次は優先度２のタスクを確認してみましょう。

優先度２ではあるメンバーのタスクが多く残っているようです、ヒアリングをして必要であればサポートや人員調整を検討したほうがいいかもしれません。

このように優先度レベル順に意思決定をできるため、リスクを減らすことができるでしょう。
また、筆者おすすめテクニックに「優先度４は非常時用に空けておく」ことがあります。
これは非常時に最優先で対応するタスクを優先度4にすることで、メンバーの共有も対応自体も素早くすることができるからです。

タスク管理の基本は優先度をつけることにあります。
Todoistではその優先度をしっかりと意識した管理ができるでしょう。

普段Chatworkを使っている人は、Chatworkのタスク管理機能もあり

Chatworkは仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。
日本人向けにカスタマイズされたチャット画面は使いやすく、webブラウザでの使用はもちろん、パソコン用のデスクトップアプリケーション、androidやiOSデバイス用のアプリケーションも用意されており、大手から中小企業まで多くの企業で利用されているチャットツールです。

また、ほとんどの機能を基本無料で利用できるため、フリーランスや個人事業主の方も企業とのやり取りのために利用を始めたという方もいます。
同じようなチャットツールにslackがありますが、IT系ではない一般的な企業ではchatworkを利用されているところが多い印象です。

Chatworkはチャットツールですが、コミュニケーションからビジネスを効率化するために、公式にタスク機能も付いており、タスク管理ツールとしての側面も併せ持っています。

ここでは、そんなchatworkのタスク管理ツールとして使い方を紹介します。

Chatworkでのおすすめタスク管理法

企業のIT化が進み、またリモートワークも増え、社内のコミュニケーションがchatworkを使ったチャットベースになった方は、日々の業務連絡や作業依頼などもチャットで行われているかと思います。
chatworkではそんなチャットの会話を、そのままタスクとして作成管理することができます。

では、実際にどのようにタスクにするのか画面を見てみましょう。

Chatworkではすべての会話メッセージをタスクにすることができます。
画面のように矢印カーソルで会話メッセージを選択している時に「タスク」というメニューが表示されます、そのメニューをクリックするだけで簡単にタスクを作成できます。

これは、メッセージを送信した側からも受け取った側も設定できる機能で、チャットグループ内のメンバーであれば複数人のメンバーも同時に担当にすることができます。
締め切り設定もできるので、だれがいつまでに何をするのかをチャットグループのメンバーで直ぐに共有することができます。

では、タスクを作成した時の表示画面を確認してみましょう。

上図のようにタスクが作成されるとチャット画面にタスク追加のメッセージが表示されます。

メッセージをタスク化することのメリットは、タスクからいつでもその会話の時点に戻ることができるので、指示内容の確認もしやすいことです。
例えばあなたがリーダーであった場合、業務指示に関してのメッセージを送信したらそのままタスクとして設定できるので、連絡共有ミスなども未然に防げます。

また、作成したタスクの管理画面も用意されています。
次の画面は自分の担当タスクの確認画面です。

このように、期限切れになったタスクははっきりとわかってしまうので、そうしたスケジュールの漏れもなくなるでしょう。
※画面では意図的に期限切れにするため過去の時間を期限に設定しています。

コミュニケーションをそのままタスク管理に使えるので「連絡ミスを無くす」使い方が簡単にできます。

まとめ）自分にあったタスク管理ツールを使って仕事を便利にしよう

それぞれのタスク管理ツールで、優れている点や強みがあります。
ここで紹介したように、チームの特性や職種、業務内容にあったツールを選ぶことで、より効率化されると思います。

最後に筆者の経験からもうひとつ、タスク管理ツールは実は1つで全部できなくてもいいのです。
それぞれのタスク管理ツールの得意なことを組み合わせて使うことも有効なケースもあります。

例えば、筆者は普段のチャットをchatworkで行っていたため、業務を依頼するときに、chatworkのチャットコメントにtrelloのカードurlも一緒に連絡して「タスク化」していました。
共有漏れや連絡ミスをchatworkで防ぎ、実作業の進捗管理はtrelloで行えるので、得意な管理に切り分けられて楽でした。

同時にたくさんのツールを使うことをすすめているのではありませんが、うまく管理できないなと思ったら他のツールを組み合わせて使うことも考えてみてください。

得意なことは得意なツールに任せるのは、人間も一緒です。
ぜひ参考にしてみてください。