プレイングマネージャーが「部下とのコミュニケーション」で注意したいこと3点

プレイングマネージャーの「部下とのコミュニケーション」で注意したい3つのポイント

そもそも、プレイングマネージャーとは？

プレイングマネージャーとは、「自らがチームや組織の成果や利益を出していくプレイヤーとして従事し、その一方で部下の育成や評価といった、チーム・組織の体制面も担う」役割を持つ人のことを指します。

なぜプレイングマネージャーが存在するのかというと、一番は「プレイング業務を担う人材の不足」が挙げられるでしょう。
要は、チームや組織の売り上げや利益を持続していく為に、私たち管理職・マネージャーも「プレイヤー」としての活動が余儀なくされている状況になると、プレイングマネージャーが発生するのです。

プレイングマネージャーの「部下とのコミュニケーションで注意したい3つのポイント

さて、本題に話を移していきましょう。

プレイングマネージャーや若い管理職の方が、部下とのコミュニケーションで意識すべきは、以下の3点です。

ざっと見たところ、「それほど目新しいことは書かれていないな」と思われたことでしょう。
ですが、これらを言葉通りに捉えるだけでなく、「実際にそのように行動する」となると、やや難易度も高くなってきそうですよね。

そこで、ここからは上記3要素について、大切なポイントと具体的な行動方法について、お話していきたいと思います。

部下の考え方を尊重しつつ、「自分の考え」を丁寧に伝える

部下と良い仕事をしていこうと思ったら、まずは部下の仕事のやり方や考え方を理解する必要があります。部下の仕事は部下のモノであり、上司がやるべきことではありません。
部下が自らの考えで良い仕事をできるように手助けするのが、上司の大事な仕事です。

しかし、初めて部下を持つ上司になった若い管理職はマネージャー経験の無さから、どうしても自分のやり方を押し付けてしまったり部下の考えを否定してしまったりしがちです。
逆に、人にものを教えることが苦手で、部下を放置気味にしてしまう人もいます。それでは、プレイングマネージャーになった意味がなくなってしまいます。

部下の考え方を尊重しながら、自分の考え方を相手の心に響くように伝えるにはどうすれば良いのかについてご説明していきたいと思います。

部下の話を遮らず、「全部聞く」こと

部下が上司に話しかけてくるのは、仕事の報告や連絡か、相談のどれかだと思います。そのいずれの場合でも、部下が話している最中は極力遮らずに話を全部聞きましょう。

人に話をする場合、話すべきことが頭の中でまとまっていないとできないものです。ですから、部下に話をさせることで、部下の頭の中で考えがまとまるという効果が期待できます。

部下が仕事に行き詰って悩みを上司に相談する際には、本当に上司の助力が必要な場合もありますが、単に仕事の内容が呑み込めていない、頭の中で整理がついていないだけと言うこともあります。
ですから、部下に話をさせることで、部下の頭の中で問題が整理され、おのずと解決策がその場で導き出されるということもあるのです。

部下の仕事の悩みを聞く際には、できるだけ部下自身に問題を解決させるべきです。
部下から話を聞く過程で口出しをしてしまうと、部下は上司に頼ればいつでも解決策を提示してくれるものと勘違いしてしまい、部下の自主性やオリジナリティが失われてしまうでしょう。

一旦受け止め、肯定する

部下の話を聞く時に、一番良くないのが部下の提案や仕事のやり方を聞いた途端「それではダメだ」と否定してしまうことです。確かに、経験値が少ない部下の仕事はダメなことが多いかもしれませんが、いきなり否定されると嫌なものです。

部下のやる気を出させるためには否定はせずに、必ず一旦受け止め肯定するようにしましょう。
「なるほど、君はこうすべきと考えたんだね。わかった。」と肯定し、そう考えた理由や背景を探ってみてください。

そこで、例えば「この方法を取れば、仕事の効率が改善すると思ったからです。」などと部下が言った場合、仕事のやり方が間違っていただけで、考え方の方向性は間違っていなかったのかもしれません。

この場合、考え方の方向性についてはしっかりと肯定し、そのやり方ではこういうまずいことが起こってしまうがどうなのか？などと具体的に考えさせるのも一つの方法です。

部下からすれば、上司に話をしても否定されることなく必ず受け止めてもらえるというのは、非常に大きな安心感を得られるものです。
その安心感が、部下と上司のコミュニケーションがうまくいく下地になるでしょう。

ホワイトボード等を使って情報を視覚的に共有する

部下と上司がお互いの考え方を上手に共有するためには、ホワイトボード等を使って情報を視覚的に共有するのが良い方法です。

複雑に入り組んだ問題点や仕事の状況は、お互い口頭で話をしているだけでは伝わりにくいものがあります。
ですから、ホワイトボードや紙などに、問題点を洗い出す、状況を整理して書き込むことで、お互いの認識を揃えることができるのです。
書いていくうちに、お互いの認識のずれを発見できるかもしれません。

アナログな手法ですが、お互いの目の前にあるホワイトボードや紙を使って視覚的に情報を整理することは、お互いの意思疎通のために非常に有効な手法なのです。

プレイヤーとしての力を磨き、「部下の手本」となる

プレイングマネージャーの重要な役割として、「自らの仕事を部下に見せることで部下の手本となる」というものがあります。
部下に仕事を教えるのも大事なことですが、やはり、部下にとっては上司の実際の仕事のやり方を見習うのが一番参考になるものです。

そして、上司として部下の良き手本となるためには、やはり自らの仕事の力を磨くことが必須です。

プレイヤーとして自分の力量を磨き部下の良き手本となるためには、具体的にどうすれば良いのかを見ていきましょう。

何事にも率先して取り組む姿勢を見せる

部下は良くも悪くも上司に引っ張られていくものです。

上司が率先して新しいことに取り組み、知識をどんどん吸収していく積極性があれば、部下もそれに倣って積極的になっていきます。
逆に、上司の新しいことに取り組む姿勢が消極的だと、部下も楽な方に流されてしまうでしょう。

プレイングマネージャーになった若い管理職は、プレイヤーとしてもマネージャーとしてもこれから成長していく必要があります。
仕事の実力をつけながらマネージャー経験を積むことで、本当に力がある管理職へと成長していかなければならない存在です。

新しい仕事のやり方や考え方を取り入れたり、今まで扱ったことがない分野へ参入したりすることで、上司も部下も共に成長していくことができます。
そして、上司が積極的に新しいことに取り組む姿勢を見せることで、部下もおのずと良い方向へ引っ張られていくのではないでしょうか。

チーム内の仕事の方針や進捗状況、作業内容を見える化する

上司が部下の手本となるためには、上司が抱えている仕事やチーム内の仕事の方針やチーム全体の仕事の情報を、部下に開示する必要もあります。特に、プレイングマネージャーはプレイヤーとしても仕事をこなしますから、自分の仕事の進捗状況も部下たちと共有すべきです。

そして、その共有の仕方には、一工夫が必要です。
仕事の資料やスケジュール表がいつもチーム内の共有フォルダに入っているというだけでは、上手に情報を共有しているとは言えません。

大事なのは、自分から情報を探しに行くのではなく、おのずと情報が目に入ってくるような「見える化の仕組み」を取り入れるということです。

例えば、毎朝ミーティングを開きチームメンバー全員の進捗状況を簡単に確認する、重要な仕事の資料やチーム内の目標を壁に貼っておく、などという簡単な工夫で良いのです。
今チームが抱えている問題点や課題などの情報を付箋に書いて張り出しておくことで、チーム内で課題解決のための議論が活発化するかもしれません。

ちょっとした工夫によりチーム内の重要な情報が目に飛び込んでくるような見える化の仕掛けをするだけで、情報共有がスムーズに進みます。
そして、情報共有が進めばプレイングマネージャーに引っ張られる形で、チーム全体の仕事のレベルが高まっていくでしょう。

チームメンバーごとに目標を定めて見える化する

仕事内容や進捗状況などをチーム内で情報共有できるようになると、チームメンバーそれぞれの目標も共有できる仕組みがチームに定着します。

メンバーそれぞれの仕事の力量に合わせて目標を設定させ、それをチーム内で見える化するのです。
経験が浅いメンバーなら一人で業務を完遂できるという目標になりますし、中堅レベルのメンバーなら売り上げ額を設定してそれ以上を狙うなどという目標になるでしょう。
もちろん、プレイングマネージャーであるあなたも目標を設定します。

ここで大事なのが、チームメンバーの目標が達成できれば、チーム全体の目標を達成できるように目標を設定するということです。
そのためには、各メンバーが目標を定める際に、チーム内の仕事の課題や目標をメンバーそれぞれが正しく理解している必要があります。

そして、目標を定める際には、「売上〇％アップ」「〇月〇日までに○○業務を完了させる」などという、定量的な数値で表されて目標が達成されたかどうかが明確に決まるものでなければなりません。
「○○を頑張る」というだけでは、目標の達成度をはかることができません。

このように、チーム内が同じ方向を向いて同じ目標に向かって各メンバーが目標を定めることができれば、チームとして仕事の成果を出せるだけでなく、チーム内の仕事の実力をアップしていく仕組みづくりができるのです。

「部下からのコミュニケーションの機会」を大事にする

部下たちと共にレベルアップし良い仕事を達成するために必須なのが、コミュニケーションを取ることです。
部下とどうコミュニケーションを取るべきか悩んでいるプレイングマネージャーも多いのではないでしょうか？

自分の仕事をこなしながら、どのように部下と良いコミュニケーションを取るべきなのかについて考えてみましょう。

部下のための時間をスケジューリングしておく

自分の仕事があり部下からの相談をじっくり受けたり仕事を教えたりする暇などない、というのがプレイングマネージャーになりたての若い管理職の正直な感想ではないでしょうか。

確かに、自分の仕事をこなすだけでもいっぱいなのに、部下の面倒を見る暇など無いかもしれません。

しかし、ここはあえて、部下のための時間を確保した仕事のスケジューリングをしてみましょう。

部下の仕事の進捗や抱える問題に合わせて30分など時間を決め、あらかじめ部下とのミーティングの時間をスケジューリングしておくのです。

部下としても上司とのミーティングの時間が決まっていれば、聞きたいことや相談したいことをまとめておくことができます。

上司側も、部下との時間を確保しておくことで、一日の仕事を計画的に進めることができるというメリットがあります。

話しかけないでオーラは出してはいけない

プレイングマネージャーとして絶対にやってはいけないことに、「話しかけないでオーラ」を出すということがあります。

部下から話しかけられてもパソコンを見たまま部下の方を見ない、忙しい雰囲気を体全体から出して部下から話しかけられるのを拒否する、そんな雰囲気を出してしまうと部下とのコミュニケーションがうまくいくはずがないのです。

確かに、仕事が立て込んでいて、部下の相手をすることができないほど忙しい時もあるでしょう。

部下から話しかけられた時に、いつも部下の方を向いて親身に話を聞くことができるとは、限りません。
しかし、話しかけられた時に忙しくても、部下からの相談の概要だけをかいつまんで聞いておいて後で詳しく聞くことはできるのではないでしょうか。

もちろん、いつでも部下からの相談ウェルカムな態度でいるというのは難しいことですし、部下のために割くことができる時間は限られています。
部下からの相談が緊急を要するものなのか、じっくり話を聞くべき案件なのかを判断することも重要と言えるでしょう。

雑談の中でのコミュニケーションを大事にする

チーム内のコミュニケーションを円滑にするためには、雑談の中でのコミュニケーションを大事にすることをおすすめします。

ちょっとコーヒーを飲む時や仕事の合間に始まる雑談の中で、部下とちょっとした会話をするだけで距離を縮めることができます。この少しの雑談があるのと無いのとでは、大違いです。

普段から部下と上司が気軽に話すことができる下地を作っておくことは、コミュニケーションを円滑にするために意外と重要なことなのです。

プレイングマネージャーは、「チーム全体としての視点」を持つことが重要

プレイングマネージャーは自らの仕事もこなしながら部下を取りまとめていかなければならないため、自分の仕事と部下への対応をどうバランスを取ってやりくりしていくかが最も難しい点です。

部下からの話をよく聞き部下の自主性を重んじる、自らの実力を磨きチームを引っ張っていく、部下とのコミュニケーションの場を大事にするという3点についてお話してきました。

これらのことに対応することで、自分の仕事をする時間が減るかもしれません。

しかし、この3点についての工夫を普段から積極的に取り組めばチームとしての仕事の実力がアップし、結果的に自分の仕事が楽になっていくはずです。

チーム全体としての視点を持って仕事に取り組むことが、プレイングマネージャーとして最も重要と言えるでしょう。