【朝礼のネタ】分かりやすい文章を書く方法

急いでいる方は気になるネタを押してください。

朝礼のネタ：ビジネス文書は「むずかしいことをやさしく」を心がける

今日は、文章を書くコツについてお話ししします。皆さんは、文章を分かりやすく書くのは難しいと感じたことはありませんか？分かりやすい文章を書くには、文才が必要だと考えている人もいるかもしれません。実は、文章を分かりやすく書くとは、「難しいことを易しく」書くことだそうです。

たとえば、アインシュタイン博士は自身が唱えた相対性理論について、こんなことを述べています。「熱いストーブの上に手を置いたら、１分間でも１時間ぐらいに感じるでしょう。でも、きれいな女性と１時間話していたら、１分間ぐらいにしか感じられないでしょう」

相対性理論は20世紀を代表する物理学の理論ですから、難しく説明しようとすればいくらでもできそうです。ところが、ごく身近でイメージしやすい例を挙げて説明しているために、「時間は伸び縮みする」という概念がとても分かりやすく伝わります。

作家で脚本家でもあった井上ひさし氏は、執筆の際に「むずかしいことをやさしく」をモットーにしていたそうです。やはり、難しいことほど難しさを感じさせないように、易しく書くことが重要になるようです。

私たちが日常業務で書くビジネス文書は、ともすればビジネス用語を羅列した読みづらいものになりがちです。しかし、伝えるべきことが難しいときほど、いかに易しくイメージしやすい言葉で書くかを心がけたほうが、結果的に伝わりやすい文章になるでしょう。

上手な文章と聞くと、難解な語彙や言い回しを多用する文章を想像しがちですが、実は「難しいことを易しく」書くことを心がけることで、伝わりやすい上手な文章を書くことができるのです。

朝礼スピーチのコツ）聞き手の注意を惹くフレーズを意図的に使おう

スピーチを聞くとき、人は「この情報は自分にとって重要だろうか？」と無意識下で情報を選別しています。自分にとって必要で、重要度が高いと判断すれば、真剣に集中して聞くわけです。

そこで、朝礼スピーチに聞き手の注意を惹くフレーズを意図的に挿入することをおすすめします。たとえば、次のような言葉が入ることで、「ここから重要な情報が話されるらしい」と聞く姿勢になってもらうことへとつながります。

これらのフレーズはそれぞれインパクトがありますので、あまり多用するとかえってスピーチ全体の信憑性が疑わしくなってしまいますが、スピーチ内に1・2回用いられることで聞き手に集中してもらう効果が期待できるのです。

朝礼のネタ：「読ませないように書く」ことが上手いビジネス文書のポイント

突然ですが、皆さんは長い文章を読むのは好きですか？私は苦手です。よほど面白ければ別ですが、真面目な内容が長々と書かれた文章をじっくりと読むのは、たいていの人にとって苦痛ではないでしょうか。

なぜこのような話をしたかと言うと、上手な文章とは何だろう？と近ごろ考えていて、「必死に読まなくてはならない文章」は上手とは言えないのでは？と感じたからです。「頑張って読んだ」と思わせてしまう時点で、読み手に負荷をかけてしまっています。おかしな言い方ですが、「読ませない」ように書かれていることが、実は上手な文章の極意なのかもしれません。

私たちは日頃、いわゆるビジネス文書を書いたり読んだりします。では、ビジネス文書はどうでしょうか？面白く、興味を惹く文章のうちに入るでしょうか？少なくとも、ビジネス文書はエンターテイメントではありません。つまり、ビジネス文書ほど「読ませない」ようにする工夫が必要と考えられるのです。

たとえば、文字の羅列だけで構成された文書は、読み解くのに労力がかかります。読み手に対して特に伝えたい箇所や、キーワードにあたる言葉がすぐに目に入ってくるよう太字や下線を使うだけでも、必要な情報が見つけやすい文書になるはずです。文書の概要や要旨を冒頭でコンパクトにまとめておくのも、読み手の時間を奪わないための工夫として重要でしょう。

ビジネスシーンにおいて、1つの文書に目を通すために費やされる時間は約30秒間だそうです。逆を言えば、30秒以上かけてじっくり目を通さなくては骨子が伝わらない文書は工夫の余地ありなのです。こうした点を心がけながら、私自身も文書を作成していきたいと思っています。

朝礼スピーチのコツ）スピーチの全体像を示す「ホールパート法」を駆使しよう

上手なスピーチは聞きやすく、「今何の話をしているのか」「これから何を話そうとしているか」が明確です。話の内容が明確なスピーチとは、話の全体像が聞き手にとって把握しやすいスピーチのことです。たとえば、「いろいろ言っていたけれど、結局何が言いたいのか分からなかった」という状況は、聞き手にとって話の全体像が見えないために生じるのです。

そこで、スピーチの全体像を示すための「ホールパート法」というテクニックを駆使しましょう。ホール（whole）とは全体、パート（part）とは部分のことです。上のスピーチ例では「上手な文章は『読ませない』」と、スピーチの冒頭でテーマの核心（whole）を示しています。その後、細部や事例（part）を紹介することで、聞き手に話の全体像を早く把握してもらうことができるのです。

朝礼のネタ：「依頼・催促」をメールで伝えるときのポイント

今日はメールを作成するときの文章の書き方について、最近感じたことをお話しします。皆さんは、依頼や催促など、メールを受け取る相手に負担となるメールを送るとき、どのようなことに気をつけていますか？メールの場合、文字だけで伝えることになりますので、言葉の選び方しだいで意図していない伝わり方をしてしまうものです。

たとえば、見積を検討してもらっていた取引先から、見積内容を了承した旨の返信が届かないとします。このとき、「先日の見積ですが、どうなっていますか？」とメールで送ったとします。こちらとしては、単純にどうなっているのだろう？と思って送ったメールでも、相手からすると「何だか素っ気ないメールだ。よほどイライラしているのではないか」と思われてしまう可能性があるのです。

このようなとき、「ご多忙のところ恐れ入りますが･･･」「勝手なお願いで恐縮ですが･･･」といった言葉が入るだけで、少なくとも気分を害しているわけではないことを伝えることができます。「どうなっていますか？」という表現も、「ご返答いただければと存じます」「ご検討いただけますと幸いです」といった言い回しに変えるだけで、印象はかなりマイルドになるはずです。

実は、先ほどの見積の返答を催促するメールは、私自身が以前送ったことがあるメールの文面です。取引先から丁寧なお詫びを添えた返信が届き、ようやく自分が送ったメールの印象が良くなかったことに気づきました。メールを送る際には、送られた相手にとってどのような印象を与える可能性があるか、客観的に読み返しておかなくてはいけないと痛感しました。とくにメールの場合は、送る側と受け取る側で言葉の捉え方が異なる場合があると認識し、気をつけていきたいと思います。

朝礼スピーチのコツ）疑問形の問いかけで聞き手を巻き込もう

聞き手をスピーチに巻き込むテクニックに、「質問の投げかけ」があります。「メールを送るとき、どのようなことに気をつけていますか？」と疑問形で話すことで、聞き手に「自分の場合はどうだろう？」「何か気をつけているだろうか？」と自分事として考えてもらうのです。

スピーチでは、聞き手との「距離感」を意識することが大切です。スピーチの内容が自分の悩みや困り事と一致していると感じてもらえれば、聞き手は関心を寄せ集中して聞くのです。反対に、「自分とはあまり関係のない話のようだ」と感じた瞬間から、話し手との間に距離が生まれてしまいます。

質問の投げかけを意識的に取り入れ、まずはスピーチのテーマを自分事として捉えてもらいましょう。聞き手にとっても自身の行動を振り返るきっかけになるため、有意義なスピーチになるはずです。

朝礼のネタ：ビジネスメールに添えたい一言

皆さんは、仕事で送るメールのテンプレートを作っていますか？よく送るメールであれば、ある程度テンプレート化しておいたほうが効率的にメールを送ることができますね。ところが、このメールテンプレートには弊害もあることをご存知でしょうか？今日は、ビジネスメールにひと工夫を加える大切さについてお話しします。

ビジネスメールは簡潔で要点が分かりやすく書かれていることが大切とよく言われます。では、同じ内容を伝達するのであれば、Aさんに対してもBさんに対しても、全く同じ文面でいいのでしょうか。

皆さんも経験があるはずですが、簡潔なメールと事務的なメールは紙一重です。用件だけを伝えたほうが好ましい場合もありますが、常に用件だけが書かれていると「冷たい」印象を与えかねません。

そこで、ごく短い文言でいいので、自分と相手に共通する話題をひと言添えてみてはいかがでしょうか。たとえば、来社の御礼を述べるメールであれば、その場で出た話題について触れるなど、その場にいた人にしか分からない情報を取り入れることで「自分のために書いてくれたメールだ」と伝わります。来社の御礼など定型的な表現に終始してしまいがちなメールだからこそ、相手への興味関心を伝えるには良い機会になるのです。

私は、メールテンプレートをよく使いますが、送信する前にできるだけ「その相手にしか送らない情報」を追加することを心がけています。この「テンプレートにひと言追加」は、短時間でメールの印象を改善できる工夫の1つと思いますので、ぜひ実践してみてください。

朝礼スピーチのコツ）できるだけメモを見ないで話せるようにしよう

スピーチで大切なことの1つに「話すときの表情」があります。同じ内容を伝えていても、いきいきとした表情で話している人と下を向いてボソボソと話している人とでは、与える印象が大きく異なり、スピーチの説得力にも大きな差が生まれるのです。

スピーチを考えるとき、話すことをメモする人は多いはずです。しかし、スピーチ本番で手元のメモを見ながら話すと、どうしてもうつむき加減になりやすく、話しているときの表情が見えにくくなります。その結果、せっかく良いことを話していても伝わりにくくなってしまうのです。

メモを見ずに話すことで視線が上がり、表情が見えやすくなるだけでなく、身振り手振りでも伝えやすくなります。スピーチを行う際には、できるだけメモを見ないで話せるよう、話す内容を頭に入れておくことが大切です。

まとめ 朝礼スピーチで「文章」をネタにするとき知っておきたいこと

分かりやすい文章を書く方法について、朝礼スピーチで使えそうなネタは見つかったでしょうか？参考にできそうなスピーチ例があったという人は、ぜひご自身の体験や見解を交えるなどして、自分の言葉でスピーチを考えてみてください。より伝わりやすく、共感してもらえるスピーチになるはずです。

最後に、朝礼スピーチで「文章」をネタに話す場合に知っておきたいことを3点ご紹介します。スピーチを組み立てる際の参考にしてください。

「文章の書き方」は苦手意識を持つ人が多く、興味を持ってもらいやすいテーマ

ある調査によれば、会社員のおよそ６割が文章を書くことに対して何らかの苦手意識を持っているとされます。ビジネスシーンでは日常的にメールのやりとりをしたり、ドキュメントを作成したりしているはずですが、仕事を通じて文章を書くことへの苦手意識が薄れるかと言えば、必ずしもそういうわけではないようです。

そのため、大きな声では言えないものの、実は文章を書くことが苦手だと感じている人は案外たくさんいると考えられます。文章がうまくなる方法があれば知りたいと思っている人も多いと思われますので、「文章の書き方」について取り上げたスピーチは興味を持ってもらいやすいでしょう。

人は自分にとって興味のある話を聞こうとしますので、真剣に聞いてくれる人が少なくないテーマと言えるのです。人前でスピーチをするのは得意でないという人や、堂々と話せるか自信を持てないという人も、「文章の書き方」をテーマに取り上げることでハードルを下げる効果が期待できます。

文章力は、仕事の生産性にも大きく影響する

ビジネスシーンにおける良い文章とは、伝えるべきことが端的に伝わる文章のことです。長々と書かれているわりに、何が言いたいのか分からないメールを受け取った経験はないでしょうか？「一体、この人は何が言いたいのだろう？」と何度も読み返した挙げ句、「さきほどのメールですが、〇〇ということでよろしいですね？」とメールを送ってきた相手に電話をかけて確認しなくてはならないことさえあります。

要点が分かりにくい文章は読み手に負担をかけるだけでなく、読み手の貴重な時間を奪っていきます。文章を書く側も同様で、ある事柄を伝えるために文章を書く時間が長ければ長いほど、時間を消費してしまっていることになります。

仕事において、時間を奪われるということは生産性が下がることを意味します。分かりやすく端的に伝わる文章を書くことができれば、情報や意思の伝達で生じるロスを最小限に食い止めることができ、生産性を高めることができます。このように、文章力は仕事の生産性にも大きな影響を与えているのです。

上手い文章を書くことではなく、伝わる文章を書くことが大切

分かりやすい文章と「上手な文章」はイコールではありません。ここを混同してしまうと、文章を書くためのテクニック面の話に終始してしまい、「伝わる文章」を書くという本来の目的からずれてしまいます。

文章力を養うのは、伝えたいことを的確に伝えるためです。文章を書くことは手段であって、目的ではありません。そして、伝わる文章を書くにはそもそも「伝えたいこと」「伝えるべきこと」を自分の中で明確にしておく必要があります。「特に言いたいことはなさそうだけれども、文章としてはすごく良い」などということは、少なくともビジネスの世界ではあり得ないのです。

伝えるべきテーマを自分なりに明確に持ち、それを伝えるための手段として文章力を高めていきましょう、といった方向にスピーチを締めくくることで、聞く人にとって気づきの多いスピーチになるはずです。スピーチの構成をひととおり考えたら、スピーチの趣旨が本来の目的から外れてしまっていないか、いま一度チェックしておくといいでしょう。