Web会議・オンラインミーティングが「やりにくい・苦手」な方への、対策１２！

Web会議・オンラインミーティングが通常の会議より難しくなる理由

対面での会議やミーティングはスムーズに進められるのに、Web会議やオンラインミーティングになった途端、会話がぎこちなくなってしまう——。

そんな悩みを抱えている人は意外と多いのです。この理由を一言で表すとすれば「不慣れだから」ということになるでしょう。

ただ、もう少し掘り下げて「不慣れ」な理由を考えていくと、どういった点を解消すればWeb会議やオンラインミーティングの苦手意識を払拭できるか見えてくるはずです。

Web会議・オンラインミーティングはなぜ対面での会議よりも難しいと感じるのでしょうか。

Web会議・オンラインミーティングがやりにくくなる主な理由

➀相手の声が聞き取りにくい

Web会議に使用するツールは、ここ数年で急速に進歩しており、性能も向上しています。

音声や画像の転送にタイムラグが生じることも減っていますので、会話のタイミングがずれてストレスを感じるようなことはかなり少なくなっていると言えます。

ただし、音声に関してはどうしても面と向かって直接話すときよりも聞き取りづらくなる傾向があります。イヤホンやスピーカーを通して相手の声を聞くと、聞き取りづらいように感じる人も多いはずです。

②相手の反応が見えづらい

私たちは人との会話中に「声」以外からも多くの情報を得ています。相手の表情や醸し出す雰囲気、息遣いといったことも、無意識のうちに感じ取っているのです。

Web会議となると受容できる情報に限りがありますので、相手の反応を感じ取りにくくなったり、逆に自分の反応が相手に伝わらなかったりすることが起こり得ます。こうした点で「やりづらい」と感じる人も多いでしょう。

③Web会議・オンラインミーティング自体に慣れていない（または苦手意識がある）

オンラインでの会話そのものに慣れておらず、抵抗を感じている人もいるかもしれません。あるいは、Web会議で使用するアプリや機器の使い方に慣れていないというケースもあるでしょう。

人は慣れ親しんでいないものに対してはじめ抵抗を感じ、警戒するものです。Web会議そのものに苦手意識があるとすれば、会議そのものもぎこちないものになってしまう可能性は十分に考えられます。

Web会議・オンラインミーティングをよりうまくこなすためのコツ・対策

Web会議・オンラインミーティングへの苦手意識を払拭するには、「慣れる」ことが最も有力な解決策です。

実際、Web会議に不慣れな人はまだまだ多いので、これから慣れていくつもりで場数を踏んでいく心積もりでいても決して遅くありません。問題は、慣れるまでの期間をできるだけ短縮できるかどうかでしょう。

Web会議においては、通常の会議以上に役割分担を意識することが大切です。会議に参加する人の中で、意見やアイデアを発信・提案する一般参加者と、会議の進行役を担うファシリテーターに分けて考えておくと、会議の役割分担を考えやすくなります。

そこで、Web会議におけるコツ・対策を一般参加者とファシリテーターに分けて解説していきます。

どちらの役割を担うことになってもWeb会議を進められるよう、両方のコツを確認しておきましょう。

一般参加者向け｜Web会議・オンラインミーティングのコツ・対策

マイク付きイヤホンを使ってみよう

Web会議に参加する際は、PCやスマートフォンに内蔵されたマイク・スピーカーを利用するのではなく、マイク付きイヤホンを使用しましょう。

端末内臓型のマイクは集音性能がそれほど高くないので、使用する部屋によっては音が反響したり、周囲の雑音を拾ってしまったりしがちです。

イヤホンを使うことで自分自身が相手の声を聞き取りやすくなるのもメリットですが、他のメンバーにとって自分の声が聞き取りやすくなることも、マイク付きイヤホンを使用する大きなメリットの1つと言えます。

なるべく事前準備をしておく

Web会議は通常の会議と比べて短時間で終わる傾向があります。Web会議にログインしている時間が会議時間と明確に線引きされることから、余計な話をしている時間はないと感じる参加者が多くなるためです。

裏を返せば、会議時間を短縮するための事前準備が通常の会議以上に求められることになります。会議のアジェンダを用意して参加者へ事前に配信しておくことや、確認・決定したい項目に優先順位を付けておくといった工夫をしておくことが大切です。

相手の話に対して、声を出して相槌をする

Web会議では画面上に映る相手の表情が読みづらかったり、場合によっては音声のみで参加するケースもあったりするため、話がきちんと伝わっているかどうか、納得してもらえているのかどうかが分かりづらくなる傾向があります。

話を聞きながら、うなずくだけでなく「はい」「分かります」「なるほど」といった相槌を打つことによって、「しっかりと伝わっていますよ」「納得していますよ」と相手に伝えることができ、参加者にも安心感を与えることができます。

慣れない・苦手と感じる人は、まずは1対1から回数を積む

これは通常の会議でも言えることですが、参加者が多くなればなるほど進行や話のまとめ方が難しくなります。

Web会議ではなおさらこの傾向が強くなり、多人数が参加するWeb会議にいきなり参加してしまうと、「話についていけなかった」「発言するタイミングをつかめなかった」といったことになりがちです。

慣れないうちは1対1のミーティングから徐々に回数を重ねていき、慣れてきたら複数名の参加するWeb会議にのぞむといったように、段階を踏んで慣れていくようにしましょう。

「失敗した…」「うまく言えなかった…」はなるべく気にしない！

Web会議に慣れるまでの間は、失敗はつきものです。これは誰にでもあることなので、Web会議に参加しているメンバーも必ず理解してくれるはずです。

たとえば、会議の趣旨にそぐわない発言をついしてしまったり、伝えたいことをうまく表現できなかったりすることもあるでしょう。人の発言を遮って話してしまった、といった通常の会議ならあり得ないような失敗も起こりやすくなります。

こうした失敗はWeb会議において「よくあること」と捉え、あまりくよくよと尾を引いて気にしないよう心がけましょう。

進行役・ファシリテーター向け｜Web会議・オンラインミーティングのコツ・対策

議題（アジェンダ）を作成し、事前に共有

自分が進行役となってWeb会議を進める場合、事前にアジェンダを作成して話し合う内容を項目にまとめ、前もって配信しておくことは必須と考えましょう。

Web会議に参加するメンバーとしても、何を話し合う会議なのかが前もって分かっていれば、考えや意見をまとめてから参加することができ、心理的な安心感も生まれます。

会議そのものも効率的に進めやすくなりますので、結果的に会議時間が短縮され、Web会議に長々と時間を拘束させてしまうのも防ぐことができます。

さらに、アジェンダをレジュメ形式にしておくことで、話し合った経緯や結論を議事録としてまとめやすくなる効果も期待できます。会議終了後、決定事項をかんたんにまとめて参加者へ配信することで、共通理解を深めることができるのです。

参加者一人ひとりの環境・状況を知っておく

Web会議においては、参加者一人ひとりがどのような状況で会議に参加しているのか見えづらくなる部分があります。

たとえば、発言が少なかったメンバーは話し合いの内容に不満があったのではなく、音声が聞き取りづらく疎外感を感じていたのかもしれません。このほかにも、当日の体調やコンディションについても、映像や音声からは推し量ることが難しい部分もあるはずです。

こうしたちょっとした変化や異変に気づくためにも、日ごろから１対1でのオンラインミーティングを行っておくと、お互いの状況が把握しやすくなるというメリットがあります。

始まる前にチャットで開始の合図を出す

Web会議では機器や通信の思わぬアクシデントが起こるものです。

会議開始予定時刻になってもWeb会議に接続できない、といったことが起こり得るものと考え、不測の事態を想定しておくことが進行役には求められます。

進行役は時間に余裕を持ち、遅くとも開始時刻の10分間にはWeb会議にログインしてメンバーの接続状況を確認していきましょう。

開始時刻直前にチャットで開始の合図をし、メンバーの参加状況と問題なく接続できていることを確認すれば、スムーズに会議に入ることができます。

基本、全員顔出しが望ましいが…

Web会議のメリットとして、電話と違って顔を見て話ができる点が挙げられます。直接対面する場合と比べると得られる情報量が限られるとはいえ、相手の表情が分かるのは心理的にも大きなメリットをもたらします。

ただし、参加者全員が顔出ししなければならない、といったルール・雰囲気にしてしまうのは問題があります。

Web会議に参加するためだけに身なりを整えなくてはならない、あるいは映り込む背景に気を配らなければならない、といった心理的な負荷をかけることにもつながりかねないからです。

プライバシーの問題とも密接に関わることなので、進行役はこうした点にも十分配慮する必要があります。

Web会議システムによっては背景画像を合成できるものもありますが、そもそも「全員に顔が見える」ことに抵抗を感じる人もいる可能性があることを念頭に置き、状況に合わせて顔出ししてもらうかどうかの判断を下すようにしましょう。

一人ひとりが発言する機会を創出する

進行役としては「今回の会議はうまく話がまとまった」と感じていても、実は参加者の中に「言いたいことが言えなかった」と感じている人がいることも考えられます。「他に意見がある方はいますか」と問いかけたり、「ここまでで質問はありますか」といった質問の時間を意識的に設けたりすることが大切です。

また、発言が少ない人や発言していない人を見かけたら、「〇〇さんはどう思いますか？」と発言を促すなど、一人ひとりが発言する機会を設けることで、全員が話し合いに参加しやすい雰囲気を作ることができます。

特定の人が一方的に話し続けたり、Web会議に慣れている人同士で話が進んでしまったりすることのないよう、参加者の様子をよく観察しながら留意しましょう。

きちんと聴こえていたか、聴こえにくいところがなかったか、折を見て確認する

参加者がちょっとした困りごとを気軽に発言しやすい雰囲気を作るのも、進行役の大切な役割です。

Web会議によくある場面として、一瞬音声が途切れたり、ノイズが混入して話の内容が掴みづらくなったりすることが考えられます。

こうした場面において、「今、よく聞こえませんでした」「よく分からなかったのでもう一度説明してもらえますか？」といったことがいつでも気軽に言いやすくなるよう配慮しましょう。

Web会議のルールとして、こうした困りごとは「積極的に言ってもらいたい」と前もって伝えておくことで、「聞こえなかったが、仕方がない」と分からないまま参加し続ける人を出さないことへとつながります。

「画面共有」を有効活用

通常の会議においても、会話のみに頼る話し合いをするよりも、ホワイトボードを活用することで論点がずれにくくなり、話し合いの進捗が可視化されるというメリットがあります。

Web会議においても同様で、共有している資料に書き込みをしながら話し合いを進めることで、課題点が分かりやすくなります。

Web会議の画面共有機能を利用することで、手書きのメモやテキストエディタに入力した内容を共有することができます。こうした機能をうまく活用することで、会議の精度が高まり効率化にもつながります。

クロージングを大切に！

通常の会議においても、参加者の印象に残りやすいのは終盤に話し合った内容であることは少なくありません。

Web会議でも、会議の最後がどのような終わり方だったのかが会議の印象や次の会議に向けた参加意欲を大きく左右することは十分にあり得ます。Web会議のクロージングをしっかりと行い、気持ちよく終わらせることが大切です。

具体的には、

といった点をていねいに伝えることで、「参加してよかった」と思える会議にすることができるのです。

まとめ）少しの工夫を加えることでWeb会議の快適度を高めよう

在宅勤務やリモートワークの増加に伴い、Web会議を利用するビジネスパーソンは急激に増加しつつあります。

Web会議に必要なツールやシステムは多数用意されている一方で、実際に利用する私たちの側がまだツールの使い方に十分慣れていなかったり、Web会議という仕組みそのものに抵抗感が残っていたりする面があることも否めません。

そんなとき、私たちは「通常の会議とは勝手がちがう」という印象をなかなか拭いきれないかもしれません。

しかし、今回紹介してきたようなちょっとした工夫を加えることで、Web会議の快適度を高めていくことは可能です。
1つ1つの工夫はわずかな準備や工夫によって具現化できるものばかりです。

ぜひ、少しの工夫を取り入れてWeb会議への苦手意識を少しずつ払拭していくことができるよう、行動を起こしてみてください。